วิธีทำสต็อกสินค้าอย่างง่าย ใครๆ ก็ทำได้

การบริหารสต็อกล้วนเป็นปัญหาของธุรกิจต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นร้านอาหาร ร้านกาแฟ ร้านค้าปลีก ไม่เว้นแม้แต่ร้านบริการอย่างร้านทำผม คลินิก เพื่อทราบปริมาณการซื้อขาย และซื้อของเพิ่มให้เป็นไปตามจำนวนการซื้อขาย ซื้อมามากไปก็ขาดทุน ซื้อมาน้อยไป ลูกค้าก็ไปหาซื้อสินค้านั้นจากที่อื่น บางร้านของหมดสต็อกจนลูกค้าเกิดภาพจำ จึงหันไปซื้อร้านอื่นที่มีการเติมสต็อกอย่างสม่ำเสมอ ดังนั้นวิธีทำสต็อกสินค้าเป็นวิธีที่ผู้ประกอบการหลายคนต้องการเรียนรู้ เราจึงมาแนะนำวิธีทำสต็อกที่ง่าย จนใครก็สามารถทำได้ และเทคนิคต่างๆ ที่ผู้ประกอบการทราบ

วิธีทำสต็อกสินค้าเริ่มจากความสัมพันธ์ของสต็อกสินค้าก่อน

สต็อกตั้งต้น + จำนวนสินค้าที่ซื้อเพิ่ม – จำนวนสินค้าที่ขายออก = สต็อกคงเหลือ

เช่น ขนมยี่ห้อหนึ่ง มีสต็อกเริ่มต้นในวันนี้คือ 30 ซอง ซื้อขนมเพิ่ม 10 ซอง ปิดยอดขายของวันนี้พบว่าขายออกไป 25 ซอง

30 + 10 – 25 = 15

สต็อกคงเหลือในวันนี้คือ 15 ซอง

วิธีทำสต็อกสินค้าควรมีการกำหนดจำนวนสินค้าที่ซื้อเพิ่ม เราต้องกำหนดเอง สินค้าชนิดใดที่มีความต้องการซื้อสูง ลูกค้าชอบ ก็ควรซื้อจำนวนมาก แต่สินค้าชนิดใดที่มีความต้องการซื้อต่ำ ลูกค้าไม่ค่อยชอบ ซื้อน้อย แต่ลูกค้ายังคงหาสินค้าชนิดนี้จากร้านของเรา ก็ควรซื้อในจำนวนน้อย เพื่อให้สต็อกไม่ขาด

จำนวนสินค้าที่ซื้อเพิ่มนั้น ควรจะเหลือน้อยกว่าสต็อกตั้งต้นที่กำหนดจึงจะซื้อเพิ่ม เช่น กำหนดว่าน้ำยาล้างจานยี่ห้อหนึ่ง มีลูกค้ามาซื้อทุกวัน วันละไม่เกิน 5 ขวด และน้ำเปล่ายี่ห้อหนึ่ง มีลูกค้ามาซื้อทุกวันเช่นกัน ยอดขายแต่ละวันมากกว่า 20 ขวด ดังนั้นสต็อกของน้ำยาล้างจานและน้ำเปล่า ควรกำหนดอยู่ที่ 5 และ 20 เมื่อไรที่หลังปิดยอด เช็คสต็อกแล้วพบว่ามีไม่ถึงสต็อกที่กำหนด ให้ซื้อเพิ่มทันที

สินค้า	สต็อกตั้งต้น	จำนวนสินค้าที่ซื้อเพิ่ม	จำนวนสินค้าที่ขายออก	สต็อกคงเหลือ	จำนวนสินค้าที่ต้องสั่งเพิ่ม
น้ำยาล้างจาน	2	5	5	2	3
น้ำเปล่า	25	20	30	15	5

น้ำยาล้างจานหนึ่งแพคมี 5 ขวด ซึ่งราคาต่อแพคของน้ำยาล้างจานถูกกว่าราคาต่อหน่วย จึงซื้อใส่สต็อกเพิ่มในทีเดียว จะได้ราคาที่ถูกกว่าแม้จะซื้อสินค้าเพิ่มเกินกว่าจำนวนที่กำหนดไว้ก็ตาม

วิธีทำสต็อกสินค้าที่ดี ต้องสามารถใส่จำนวนสินค้าเพิ่มได้ตามต้องการ ควรใส่สินค้าที่ร้านของเราให้ครบเพื่อเช็คสต็อกของทุกสินค้า เพื่อเก็บข้อมูล ซึ่งนำมาวิเคราะห์ข้อมูลสินค้า ทำให้วางแผนในการบริหารจัดการสต็อกได้รอบคอบยิ่งขึ้น เช่น ช่วงนี้สินค้าตัวไหนขายหมดเร็ว ลูกค้าหาซื้ออะไรอยู่ ควรจะเพิ่มสต็อกมากขึ้นหรือไม่ ควรตุนสินค้าอะไรที่กำลังขาดตลาด

วิธีทำสต็อกสินค้าที่ดีควรมีตารางการซื้อสินค้าและขายสินค้าแยกกันโดยเฉพาะ หลังปิดยอด จะทราบว่าสินค้าไหนขาดสต็อกบ้าง สินค้าตัวไหนต้องซื้อเพิ่ม เมื่อคำนวณแล้วว่าต้องซื้อสินค้าเพิ่มจำนวนเท่าไร ชนิดใดบ้าง ให้บันทึกข้อมูลลงในตารางซื้อสินค้าเพื่อไปซื้อในวันถัดไป หรืออาจะซื้อตอนเย็นหลังปิดยอด บางร้านมีซัพพลายเออร์ที่สามารถสั่งแล้วมีผู้จัดส่งสินค้าให้ถึงที่ ทำให้สะดวกสบายมากยิ่งขึ้น แถมยังได้ราคาพิเศษจากซัพพลายเออร์ที่ซื้อขายกันเป็นประจำ จึงต้องนึกถึงซัพพลายเออร์ที่ทางร้านทำการค้าอยู๋ด้วยเช่นกัน

ส่วนตารางขายสินค้าบันทึกจำนวนสินค้าที่ขายได้ในวันนั้นๆ ชนิดไหน จำนวนเท่าไรบ้าง เพื่อเก็บข้อมูลของสินค้า ซึ่งราคาของสินค้าจะเปลี่ยนไปในแต่ละช่วงเวลา มีช่วงที่ขาดแคลนและช่วงที่สินค้าล้นตลาด อย่างช่วงที่น้ำตาลขึ้นราคา ผลิตภัณฑ์จากน้ำตาลก็ขึ้นราคาด้วย อาจมีลูกค้าบางกลุ่มที่ต้องการตุนสินค้าก่อนขึ้นราคา หรือช่วงหน้าแล้งที่มะนาวขาดแคลน ต้องขายราคาแพงขึ้นเพราะหามาใส่ในสต็อกยากเช่นกันและคนซื้อเยอะ แต่เมื่อช่วงหน้าฝน มะนาวออกเยอะ ที่ไหนก็มีขาย อาจจะต้องตุนสินค้าน้อย ซื้อมาเยอะจะเน่าเสียเปล่าๆ แถมยังได้กำไรน้อยอีก เพราะไปขายตัดราคากับร้านที่ขายมะนาวโดยเฉพาะไม่ได้ ดังนั้นวิธีทำสต็อกสินค้าที่ถูกต้องยังทำให้เราบริหารจัดการได้เป็นระบบและทราบแนวโน้มของสินค้า ซึ่งจะส่งผลไปถึงเรื่องกำไรขาดทุนอีกด้วย

ตารางซื้อสินค้า

วันที่ซื้อ	สินค้า	จำนวนสินค้าที่ซื้อ
10 มกราคม 2020	น้ำยาล้างจาน	5
10 มกราคม 2020	น้ำเปล่า	20

ตารางขายสินค้า

วันที่ขาย	สินค้า	จำนวนสินค้าที่ขาย
11 มกราคม 2020	น้ำยาล้างจาน	5
11 มกราคม 2020	น้ำเปล่า	30

แนะนำให้ทางร้านขายของชำหรือร้านที่มีสินค้าเยอะควรจัดสินค้าออกเป็นหมวดหมู่ เช่น ขนมขบเคี้ยว เครื่องดื่ม ผักและผลไม้สด เนื้อสัตว์ อาหารสำเร็จรูป น้ำยาซักล้าง อุปกรณ์ทำความสะอาด อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ อุปกรณ์ช่าง เป็นต้น

ผู้ประกอบการหลายคนหันไปใช้ระบบ POS แทนการทำสต็อกสินค้า ระบบ POS บางระบบจะแยกโปรแกรมบริหารสต็อกออกจากโปรแกรมการขาย จึงไม่มีวิธีทำสต็อกสินค้ารวมอยู่ด้วย หากต้องการใช้ร่วมกันต้องชำระเงินเพิ่มเติมจากระบบ POS ที่มีอยู่แล้ว แม้ว่าระบบ POS จะมีการผิดพลาดน้อยมาก อาจจะเกิดจากพนักงาน ระบบทำงานไม่เสถียร ดังนั้นควรศึกษาข้อมูลจนกว่าตัดสินใจซื้อ ซึ่งการทำสต็อกเองได้ก็เป็นผลดีไม่น้อย ทั้งสามารถตรวจสอบด้วยตัวเองได้ รู้ความเคลื่อนไหว และยังป้องกันการทุจริตของพนักงานได้อีกด้วย