ใบเสนอราคา เป็นเอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับราคา เมื่อก่อนมีการเขียนด้วยมือแต่ในปัจจุบันนี้หลายธุรกิจยุคใหม่นิยมส่งเอกสารผ่านทางอีเมล์ เอกสารดังกล่าวจึงถือว่าเป็นเรื่องสำคัญอย่างมากเพราะเป็นเอกสารที่ลูกค้าเห็นแล้วมีผลต่อการตัดสินซื้อหรือไม่ซื้อสินค้าหรือบริการนั้น ๆ ดังนั้นเพื่อเพิ่มโอกาสให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อง่ายยิ่งขึ้น เจ้าของธุรกิจหรือองค์กรใดก็ตามควรให้ความสำคัญและมีเทคนิคใน การทำใบเสนอราคา
เมื่อพูดถึง การทำใบเสนอราคา หลายคนอาจนึกสงสัยว่าควรจะเริ่มต้นใช้เทคนิคไหนดี วันนี้เราขอสรุปให้คุณเข้าใจง่าย ๆ แต่ก่อนเริ่มต้นควรทำความเข้าใจสักนิดว่าถ้าอยากทำใบเสนอราคาให้โดนใจลูกค้า โปรแกรม Sale Automation คือโปรแกรมบัญชีที่ทำให้การจัดทำเอกสารสำคัญนี้เป็นเรื่อง่าย ที่สำคัญคุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาในการออกแบบเอง คุณไม่จำเป็นจะต้องใช้ Word หรือ Excel ในการจัดทำอีกต่อไปและเพื่อความเป็นมืออาชีพยิ่งขึ้น ใบเสนอราคาที่ดีควรจัดทำด้วย 10 เทคนิคนี้
การทำใบเสนอราคา ที่โดนใจลูกค้า!
เพราะเป็นขั้นตอนสำคัญที่มีผลต่อการตอบตกลงซื้อสินค้าหรือบริการ คุณจึงไม่ควรพลาดออกแบบใบเสนอราคาด้วยเทคนิคเหล่านี้
- โลโก้จะต้องมองเห็นชัดเจน เพราะสิ่งนี้จะสร้างความจดจำและความน่าเชื่อถือ สิ่งสำคัญจึงควรใช้ไฟล์ที่มีความคมชัด สำหรับใครที่เคยออกแบบเสนอราคาแล้วโลโก้ไม่มีความคมชัดจะต้องเปลี่ยนโดยด่วนเพื่อสร้างมาตรฐานและทำให้ใบเสนอราคาของคุณโดนใจลูกค้า
- ข้อมูลองค์กรมีความชัดเจน มีที่อยู่ เบอร์ติดต่อ อีเมล์ เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับลูกค้าสามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้อย่างรวดเร็ว เพราะคุณลองนึกภาพดูว่าหากลูกค้าต้องการทราบเบอร์โทรติดต่อแต่ใช้เวลานานกว่าจะหาข้อมูลพบ ลูกค้าของคุณอาจจะหงุดหงิดและที่สำคัญอาจจะเปลี่ยนใจไม่ซื้อสินค้าของคุณก็ได้
- เพิ่มความเป็นมืออาชีพด้วย Running หรือโปรแกรมจัดเรียงเลขที่เอกสารให้มีความชัดเจน สะดวกกับผู้จัดทำใบเสนอรวมถึงทำให้ข้อมูลรันเลขที่ได้อย่างถูกต้อง ไม่มีผิดพลาด ที่สำคัญผู้จัดทำไม่จำต้องย้อนกลับไปดูใบเสนอราคาที่เคยจัดทำ
- ชื่อผู้ติดต่อต้องมีความชัดเจน เพราะเป็นข้อมูลสำคัญทำให้ลูกค้าสามารถติดต่อผู้จัดทำใบเสนอราคาได้โดยตรง นอกจากชื่อแล้วจะต้องระบุข้อมูลอื่น ๆ เพื่อเพิ่มความเป็นมืออาชีพและความน่าเชื่อถือ โดยเฉพาะ ตำแหน่งของผู้จัดทำ
- ข้อมูลสำคัญที่มีผลต่อการนำไปออกใบกำกับภาษี ในข้อนี้มีความสำคัญมากเนื่องจากเป็นข้อมูลที่ส่งผลต่อผลประโยชน์ ใบเสนอราคาจึงควรใส่ชื่อ ที่อยู่ของลูกค้าให้ถูกต้องและมีความชัดเจน เพื่อยืนยันว่าทั้งสองฝ่ายมีการตกลงซื้อกันแล้ว เอกสารจึงจะสมบูรณ์และสามารนำใบเสนอราคานี้ใช้อ้างถึงเพื่อนไปออกใบกำกับภาษี สำหรับในข้อนี้สิ่งสำคัญคุณจะต้องคำนึงถึงความถูกต้องเพราะหากผิดพลาดจะต้องออกใบเสนอราคาใหม่และแน่นอนว่านอกจากเสียเวลาแล้วคุณยังจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มอีกด้วย
- เพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการจัดส่งเอกสาร คุณจะต้องระบุวันที่กำหนดส่งของลูกค้าให้ถูกต้อง เพราะ คิดดูว่าถ้ากำหนดวันผิดและลูกค้ารอรับสินค้าหรือคอยเก้อ นอกจากจะทำให้องค์กรขาดความน่าเชื่อถือแล้วยัง ทำให้เสียเวลากันทั้ง 2 ฝ่ายอีกด้วย
- เพื่อผลกำไรขององค์กร สิ่งสำคัญจะต้องคำนึงถึงวันหมดอายุของใบเสนอราคาหรือที่เราเรียกว่าวัน Expire Date เนื่องจากเป็นวันสิ้นสุดของการใช้ใบเสนอราคา ทั้งนี้เพราะราคาสินค้าอาจมีขึ้นลงได้ตลอดเวลา หากไม่ กำหนดวันหมดอายุ คุณอาจจะต้องขายสินค้าราคาถูกทั้งที่ควรขายได้ราคาดี
- จำนวนวันให้เครดิตกับลูกค้า เป็นสิ่งสำคัญที่ห้ามพลาดเพราะสิ่งนี้เป็นข้อมูลสำคัญต่อลูกค้า นอกจากนั้นยังสร้างความน่าเชื่อถือให้ได้อีกด้วย
- รายการสินค้าจะต้องชัดเจน สำหรับข้อมูลที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือข้อมูลรายการสินค้า เพราะรายละเอียดจำนวนสินค้า ราคาต่อหน่วย % ส่วนลด เหล่ามีความสำคัญในการคำนวณราคารวมอย่างมาก สำหรับส่วนที่สำคัญที่สุดคือจำนวนเงินส่วนลด มี Vat เท่าไหร่ จะต้องระบุข้อมูลเหล่านี้ให้ถูกต้อง
- ลายเซ็นผู้อนุมัติซื้อสินค้า เป็นอีกหนึ่งส่วนสำคัญ สิ่งนี้จะทำให้การเปิดการขายสมบูรณ์แบบที่สุด เพราะเป็นส่วนที่ยืนยันว่าได้ปิดการขายโดยสมบูรณ์แบบ การทำใบเสนอราคา จึงจะต้องเว้นว่างให้มีการลงชื่อผู้อนุมติด้วย
นอกจากข้อมูลเหล่านี้แล้ว สิ่งสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งที่จะต้องมีในใบเสนอราคาคือช่องลายมือของพนักงานและผู้จัดการฝ่ายขาย เพื่อให้ลูกค้าสามาถติดต่อไปยังผู้รับผิดชอบหน้าที่นี้โดยตรง ไม่ต้องเสียเวลาโอนสายหรือวิ่งตามหาพนักงานที่มีความเกี่ยวข้อง
เหล่านี้คือ 10 เทคนิคของ การทำใบเสนอราคา ให้โดนใจและตอบโจทย์ลูกค้า ทำให้ลูกค้าของคุณตอบตกลงในการซื้อขายได้รวดเร็วยิ่งขึ้น นอกจากนั้นยังไม่ทำให้เสียผลประโยชน์กับทั้ง 2 ฝ่ายอีกด้วยเพราะแต่ละเทคนิคนอกจากมีผลต่อลูกค้าในด้านช่วยอำนวยความสะดวกสบายแล้วยังส่งผลดีต่อกำไรของธุรกิจของคุณอีกด้วย หากที่ผ่านมาพบว่ามีการทำใบเสนอราคาผิดพลาดบ่อยลองนำเทคนิคเหล่านี้ไปใช้ในการออกใบเสนอราคาดูแล้วคุณจะได้รับผลลัพธ์ที่ดีและไม่ผิดหวังอย่างแน่นอน เพราะเทคนิคเหล่านี้มีหลายธุรกิจนำไปใช้ทำได้แล้วได้ผลประโยชน์ดี สร้างผลกำไรและสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กรได้ ทราบแบบนี้แล้วอย่ารอช้ากันดีกว่า นำเทคนิคเหล่านี้ไปใช้ในการออกใบเสนอราคากันได้เลย
