ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าโทรศัพท์เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในสำนักงาน ไม่ว่าจะเป็นการประสานงานภายในองค์กรหรือติดต่อกับบุคคลภายนอก ไม่เพียงแต่การสนทนา มีการบันทึกหมายเลขโทรศัพท์หรือบันทึกเสียงอัตโนมัติ ฝากข้อความ เสียงตอบรับอัตโนมัติ ซึ่งสามารถทำได้ในยุคปัจจุบัน และยังมีอุปกรณ์ที่สำคัญสำหรับสำนักงานไม่แพ้ไปกว่าโทรศัพท์สำนักงาน นั่นคือ ชุมสายโทรศัพท์หรือระบบโทรศัพท์ที่เชื่อมต่อการเรียกเข้าจากภายนอกไปยังเครื่องโทรศัพท์ทุกเครื่องในองค์กร ดังนั้นก่อนจะรู้จักกับโทรศัพท์สำนักงาน เรามารู้จักกับโทรศัพท์และประวัติของโทรศัพท์คร่าวๆ กันก่อน
โทรศัพท์
โทรศัพท์ คือ สิ่งประดิษฐ์ชนิดหนึ่งที่ใช้สื่อสาร สนทนา ติดต่อระหว่างบุคคล มีลำโพงรับเสียงและลำโพงออกเสียง โทรเข้าและโทรออกด้วยการกดปุ่ม นอกจากโทรเข้า โทรออก รับสาย รอสาย โทรศัพท์ในปัจจุบันมีฟังก์ชันการใช้งานมากกว่านั้น กลายมาเป็นแหล่งความบันเทิง เกมส์ต่างๆ หรือแอพพลิเคชันที่อำนวยความสะดวกหรือแก้ปัญหาในชีวิตประจำวันของเราในอีกหลายด้าน จึงเกิดการพัฒนาของโทรศัพท์สำนักงานและระบบโทรศัพท์สำนักงานตามมานั่นเอง
ประวัติของโทรศัพท์
ผู้คิดค้นโทรศัพท์ คือ อเล็กซานเดอร์ เกรแฮม เบลล์ (Alexander Graham Bell) ถูกจดสิทธิบัตรครั้งแรกที่ประเทศสหรัฐอเมริกา เมื่อปีคริสตศักราช 1876 หลักการประดิษฐ์โทรศัพท์ในยุคนั้นคือตัวส่ง (Transmitter) และตัวรับ (Receiver) หลังจากนั้นก็ถูกพัฒนามาเรื่อยๆ
ในประเทศไทยมีการใช้โทรศัพท์ครั้งแรกในสมัยรัชกาลที่ 5 เมื่อปีพุทธศักราช 2424 ที่จังหวัดกรุงเทพมหานครและสมุทรปราการ โทรศัพท์ในยุคนั้นเป็นเครื่องโทรศัพท์ระบบแมกนีโตหรือระบบไฟประจำเครื่อง ต้องมีพนักงานคอยต่อชุมสายและโทรศัพท์ทุกเครื่องจะมีแบตเตอรี่เป็นของตัวเอง
ปัจจุบันโทรศัพท์มีทั้งมือถือ สมาร์ทโฟน และโทรศัพท์สำนักงานที่ยังคงใช้กันอย่างแพร่หลาย และมีฟังก์ชันการทำงานที่สลับซับซ้อนมากขึ้น แต่ก็สะดวกและรวดเร็วมากขึ้นสำหรับการติดต่อทั้งในประเทศและต่างประเทศ อีกทั้งเครือข่ายที่พัฒนาไปพร้อมกับโทรศัพท์ เพื่อให้การสื่อสารชัดเจน ไหลลื่น และไม่ขัดข้อง
การเลือกใช้โทรศัพท์สำนักงาน
ไม่ว่าจะองค์กรเล็กหรือใหญ่ ห้างร้านต่างๆ แม้แต่ร้านกาแฟในยุคปัจจุบัน มีการทำ CRM และแสดงเจตนาที่จะมอบประสบการณ์ประทับใจให้แก่ผู้บริโภคมากขึ้น การติดต่อสื่อสารทางโทรศัพท์สำนักงานจึงมความสำคัญมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการจองคิว การจองตั๋ว การซื้อสินค้า การบริการ การให้คำปรึกษา ล้วนแต่ใช้โทรศัพท์สำนักงานกันทั้งสิ้น แม้จะมีแอพพลิเคชันสำหรับพิมพ์ข้อความอื่นๆ หรือระบบข้อความตอบกลับอัตโนมัติ แต่มนุษย์เราก็อยากได้ยินเสียงมนุษย์ด้วยกัน ให้ทราบว่ามีตัวตนอยู่จริง และมีความตั้งใจที่จะให้บริการกับลูกค้าด้วยใจจริง จึงจำเป็นต้องใช้โทรศัพท์สำนักงาน โดยมีสิ่งที่ควรคำนึงถึง ดังนี้
1. รูปแบบของสำนักงาน
- สำนักงานดำเนินการในรูปแบบใด องค์กร บริษัท ห้างหุ้นส่วน
- เป็นองค์กรที่ทำการค้าหรือบริการ ประเภทใดห้างสรรพสินค้า ร้านอาหาร ร้านกาแฟ ร้านขายเสื้อผ้า ร้านหนังสือ ร้านขายของชำ ปั๊มน้ำมัน ร้านคาร์แคร์
- ขนาดขององค์กร ใหญ่หรือเล็กแค่ไหน พื้นที่ในสำนักงานจะสามารถวางโทรศัพท์สำนักงานได้กี่เครื่อง
จากรูปแบบของสำนักงานแล้ว ยังต้องสำรวจความต้องการในการใช้โทรศัพท์สำนักงาน
2. จำนวนพนักงาน
จำนวนพนักงานในองค์กรมีทั้งหมดกี่คน มีพนักงานในตำแหน่งที่จำเป็นต้องใช้โทรศัพท์สำนักงานกี่คน ควรซื้อเครื่องโทรศัพท์ให้เหมาะสมกับจำนวนพนักงาน บางคนไม่จำเป็นต้องใช้โทรศัพท์ในการทำงาน แผนกเล็กๆ สามารถใช้โทรศัพท์เครื่องเดียวกันได้ นอกจากนี้รูปแบบของสำนักงานข้างต้นยังกำหนดระบบโทรศัพท์ของสำนักงานนั้นด้วย เช่น บริษัทขนาดเล็กควรใช้ระบบโทรศัพท์แอนะล็อก บริษัทที่ต้องการเพิ่มหมายเลขติดต่อภายในควรใชระบบโทรศัพท์ดิจิทัล บริษัทใหญ่ มีหลายสาขาควรใช้ระบบโทรศัพท์ VoIP
3. ค่าใช้จ่าย
ถือว่าเป็นปัจจัยสำคัญในการเลือกซื้ออะไรก็ตาม ค่าใช้จ่ายส่วนนี้ไม่ใช่แค่เครื่องโทรศัพท์สำนักงาน แต่รวมถึงการติดตั้งโทรศัพท์สำนักงาน การติดตั้งระบบโทรศัพท์ การบำรุงรักษา และอุปกรณ์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องอีกด้วย ดังนั้นปัจจัยข้างต้นจะกำหนดว่าควรซื้อโทรศัพท์สำนักงานกี่เครื่องจึงจะเหมาะสมกับงบประมาณที่กำหนดไว้ รวมถึงอุปกรณ์อื่น เครื่องโทรศัพท์ควรจะเป็นรุ่นที่มีระบบการใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน จะได้ไม่กินเวลาการทำงานอื่น ใช้เทคโนโลยี
ชนิดของโทรศัพท์สำนักงาน
แนะนำให้เลือกชนิดโทรศัพท์สำนักงานจากฟังก์ชันการใช้งานของพนักงานและความต้องการใช้งาน ต้องการใช้งานบ่อยแค่ไหน ลักษณะการใช้ต้องยกหูโทรศัพท์หรือมีหูฟัง ระยะการเดินคุยโทรศัพท์ใกล้หรือไกลแค่ไหน ซึ่งชนิดของโทรศัพท์แบ่งตามลักษณะได้ดังนี้
- โทรศัพท์สำนักงานแบบมือถือพร้อมหูฟัง หูฟังเล็กเกี่ยวกับหู รับสายโดยกดปุ่มที่เครื่องโทรศัพท์ สามารถใช้งานเป็นเครื่องตอบรับอัตโนมัติและบันทึกเสียงได้ เป็นอินเตอร์คอมระหว่างโทรศัพท์หลายเครื่องได้
- โทรศัพท์สำนักงานแบบใส่ซิม เครื่องโทรศัพท์ชนิดนี้จะไม่มีสายสัญญาณ จึงต้องใส่ซิมโทรศัพท์ มีทั้งรุ่นตั้งโต๊ะ ที่รับสายได้รวดเร็ว และรุ่นไร้สาย ที่พกพาได้สะดวก
- โทรศัพท์สำนักงานแบบหูฟังไร้สาย ตัวเครื่องโทรศัพท์มีขนาดเล็ก สามารถใส่ในกระเป็นกางเกงได้ จึงพกพาไปได้ทุกที่ มาพร้อมกับหูฟังถึงสองแบบ ทั้งแบบครอบศีรษะที่มีน้ำหนักเบา เหมาะสำหรับพนักงานที่ต้องเดินไปเดินมา ประสานงานหลายฝ่าย และแบบเกี่ยวหูสำหรับพนักงานที่ต้องรับโทรศัพท์บ่อยๆ ไม่ต้องถือให้เมื่อยมือ และใช้มือทั้งสองข้างทำงานอื่นได้
- โทรศัพท์สำนักงานแบบมีสาย ใช้สาย LAN ในการเชื่อมต่อกับชุมสายโทรศัพท์
- โทรศัพท์สำนักงานแบบไร้สาย ใช้งานผ่านระบบอินเทอร์เน็ต
- โทรศัพท์สำนักงานแบบมีปุ่มพิเศษ นิยมใช้ในโรงแรม มีปุ่มเรียก Reception
ไม่มีโทรศัพท์สำนักงานและระบบโทรศัพท์ที่ดีที่สุด มีแต่เหมาะสมสำหรับองค์กรของท่านมากที่สุด และหวังว่าท่านที่กำลังเลือกหาโทรศัพท์สำนักงาน จะคำนึงถึงจำนวนโทรศัพท์สำนักงานที่เหมาะสมกับรูปแบบขององค์กร จำนวนพนักงาน และราคา และเลือกชนิดของเครื่องโทรศัพท์ได้ตรงตามความต้องการที่ท่านกำลังตามหา สามารถติดตามบทความเพิ่มเติมได้ ที่นี่..
