โปรแกรม POS ซอฟแวร์ที่จะทำให้ชีวิตของการเป็นผู้ประกอบการง่ายขึ้น

        การเป็นผู้ประกอบการนั้นถือว่ายากแล้วแต่การจัดการระบบหน้าบ้านและหลังบ้านของธุรกิจให้ดำเนินไปได้ด้วยดีและมีประสิทธิภาพนั้นเป็นสิ่งที่ทำได้ยากยิ่งกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งธุรกิจที่มีขนาดใหญ่ขึ้นย่อมมีความต้องการระบบที่มีเสถียรภาพเข้ามาเป็นตัวช่วยในการทำงานและธุรกิจบางประเภทก็ต้องการ โปรแกรม POS เข้ามาสนับสนุนการทำงานของบุคลากรภายในบริษัทด้วยเช่นกัน วันนี้เราจะมาทำความรู้จักโปรแกรม POS กันให้มากขึ้นว่าเจ้าซอฟแวร์ที่ว่านี่มีประโยชน์กับเจ้าของธุรกิจอย่างไรบ้าง

โปรแกรม POS  คืออะไร?

        POS เป็นภาษาอังกฤษที่ย่อมาจากคำว่า Point Of Sale โดยเป็นโปรแกรมที่อยู่ในเครื่องมือของร้านอาหาร มินิมาร์ท ร้านกาแฟ รวมถึงร้านที่มีการขายสินค้าหน้าร้านเพื่อใช้ในการคำนวณเงินที่ลูกค้าซื้อสินค้าไป แต่ในปัจจุบันนี้โปรแกรม POS ถูกพัฒนาให้มีการใช้งานที่ทันสมัยมากขึ้นแล้วยังสามารถใช้งานได้หลายรูปแบบในโปรแกรมเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นการจัดการสต็อคสินค้าซึ่งทำให้คนที่ควบคุมโปรแกรมหรือใช้งานโปรแกรมรู้ได้ว่าสินค้าเหลือเท่าไหร่ ควรเติมสินค้าเข้าไปเมื่อไหร่ถึงจะพอดีให้ทันต่อความต้องการของลูกค้าที่กำลังซื้อสินค้าอยู่ในร้านนั่นเอง

โปรแกรม POS มีกี่ประเภท?

1. ประเภทบัญชี เป็นโปรแกรมที่ช่วยคำนวณเงินในการซื้อสินค้าของลูกค้าแล้วยังทำให้เจ้าของร้านทราบด้วยว่าขายสินค้าตัวไหนไปจำนวนเท่าไหร่และขายไปในเวลาไหนบ้าง โดยโปรแกรมประเภทนี้เหมาะกับร้านหรือบริษัทที่มีร้านจำนวนหลายสาขา แล้วเป็นบริษัทที่ไม่ต้องการทำเอกสารเรื่องออร์เดอร์ลูกค้ากันเองให้เหนื่อย โดยอาจมีพนักงานภายในบริษัทเป็นผู้ที่ทำรายงานทางการเงินส่งให้สรรพากรอยู่แล้ว
2. ประเภทขายหน้าร้าน เป็นโปรแกรมที่ช่วยสนับสนุนการขายห้าร้านให้มีความสะดวกมากขึ้น เช่น การคิดเงินจากออร์เดอร์ของลูกค้าที่เข้ามาซื้อของในร้าน โดยร้านมีจำนวนไม่มากหรือมีเพียงแค่สาขาเดียวเท่านั้น เพราะเป็นโปรแกรมที่ไม่มีความซับซ้อนมากเท่ากับโปรแกรมประเภทบัญชี ซึ่งเหมาะกับร้านหรือบริษัทที่มีการจ้างเจ้าหน้าที่ภายนอกทำบัญชีหรือทำรายงานการเงินส่งสรรพากรให้

ส่วนประกอบของโปรแกรม POS มีอะไรบ้าง?

1. ส่วนซอฟแวร์ เป็นตัวโปรแกรมที่ถูกติดตั้งบนเครื่องมือต่าง ๆ ที่รองรับการทำงานของซอฟแวร์ได้ ซึ่งซอฟแวร์นี้เป็นสิ่งทีทางผู้พัฒนาโปรแกรมเป็นคนเขียนขึ้นมาเพื่อให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้งาน โดยซอฟแวร์ตัวหนึ่งอาจสามารถใช้งานบนเครื่องมือหลายประเภท แต่ก็มีซอฟแวร์บางตัวที่ถูกเขียนโปรแกรมขึ้นมาให้ใช้ได้บนเครื่องมือตัวเดียวเท่านั้น
2. ส่วนฮาร์ดแวร์ เป็นเครื่องมือที่ใช้รองรับและติดตั้งซอฟแวร์ เช่น โทรศัพท์ แท็บเลตและเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ที่จะรองรับโปรแกรม POS นั้นมีหลายรูปแบบขึ้นอยู่กับว่าผู้พัฒนาโปรแกรมซอฟแวร์ขึ้นมานั้นจะให้ซอฟแวร์ตัวนั้น ๆ สามารถใช้งานได้บนเครื่องมือตัวไหน หากไม่มีฮาร์ดแวร์ก็จะไม่สามารถใช้งานโปรแกรมซอฟแวร์ของ POS ได้

โปรแกรม POS ทำให้ผู้กอบการทำธุรกิจสะดวกขึ้นได้อย่างไร?

1. ช่วยให้คิดเงินได้ง่ายกว่าเดิม โดยไม่ต้องรอให้พนักงานคำนวณตัวเลขด้วยตัวเองทีละบรรทัด เพราะโปรแกรม POS หลายตัวมีการบันทึกจำนวนออร์เดอร์รวมถึงยอดรายได้ที่ทางร้านได้ขายสินค้าไปเอาไว้กับตัวเครื่อง ซึ่งทางผู้ประกอบการสามารถดาวน์โหลดออกมาเป็นไฟล์แล้วเปิดบนมือถือหรือคอมพิวเตอร์ดูได้แบบสบาย ๆ
2. ความปลอดภัยที่มีมากขึ้น เพราะโปรแกรม POS มีการตั้งรหัสผ่านก่อนเข้าโปรแกรมเสมอ ซึ่งสามารถจัดเก็บข้อมูลของร้านเอาไว้เป็นความลับได้แล้วยังช่วยให้ข้อมูลนั้นไม่รั่วไหลออกไปจากร้านได้โดยง่าย เพร้าอมูลทุกอย่างจะถูกเก็บเอาไว้บนเครื่องมือที่รองรับโปรแกรมเท่านั้น ไม่เหมือนกับการเขียนบันทึกเอาไว้ในกระดาษที่อาจหายหรือมีคนหยิบไปดูได้
3. ช่วยให้ร้านอาหารหลายร้านสามารถวางแผนสต็อคได้ง่ายขึ้น โดย โปรแกรม POS บางตังนั้นเป็นโปรแกรมหน้าร้านที่สามารถจำกัดจำนวนขั้นต่ำของวัตถุดิบภายในร้านได้ ทำให้เมื่อไหร่ก็ตามที่วัตถุดิบในการทำอาหารใกล้หมดระบบจะแจ้งเตือนให้กับคนที่ควบคุมโปรแกรมได้ทราบ ซึ่งช่วยให้ร้านอาหารแห่งนั้มีอาหารเสิร์ฟลูกค้าได้ตลอดเวลาแบบไม่ต้องมานั่งลุ้นว่าอาหารจะขาดหรือไม่
4. ฟีเจอร์ Real-time ช่วยให้ประหยัดเวลา เจ้าของธุรกิจหลายคนไม่สามารถเดินทางไปที่ร้านหรือเข้าร้านได้ทุกวันหรือหากมีจำนวนสาขาที่มากขึ้นก็จะทำให้เข้าไปเยี่ยมร้านของตัวเองได้ไม่หมด ซึ่งโปรแกรม POS หลายตัวมีฟีเจอร์การใช้งานที่สามารถรายงานผลการขายได้แบบ Real-time โดยส่งผลการขายผ่านมือถือที่ติดตั้งแอปพลิเคชัน POS
5. การถูกโกงลดน้อยลง การทำร้านอาหารหรือมีหน้าร้านไว้กระจายสินค้าให้ถึงมือของลูกค้านั้นถือว่าเป็นเรื่องที่มีความยุ่งยากมาพอสมควรเพราะจะต้องคอยจัดระเบียบสต็อคสินค้าให้มีความพร้อมที่จะส่งต่อให้กับลูกค้าได้ตลอดเวลาแล้วยังต้องบันทึกรายรับรายจ่ายของร้านอีกด้วย แต่ถ้าร้านของคุณมีโปรแกรม POS ก็จะทำให้การโกงลดน้อยลงเพราะคุณสามารถตรวจสอบสินค้าคงเหลือจากจำนวนชิ้นที่เหลือจริงกับจำนวนบนโปรแกรมได้แบบสบาย ๆ

        จะดีแค่ไหนหากคุณมีโปรแกรม POS สักตัวเอาไว้ใช้หน้าร้านของคุณเพื่อสร้างระบบการทำงานของร้านให้มีความเป็นระเบียบมากขึ้นแล้วยังช่วยให้ชีวิตของการเป็นผู้ประกอบการที่มีความยุ่งเหยิงตลอดเวลากลายเป็นชีวิตที่ง่าย ๆ มีเวลาเอาไปพัฒนาตนเองและพัฒนาส่วนอื่น ๆ ของร้านให้มีประสิทธิภาพให้มากขึ้น แล้วยังช่วยกำจัดปัญหาเรื่องพนักงานของร้านได้เยอะเลยทีเดียว