ระบบ CRM Software คืออะไร และมีประโยชน์ในธุรกิจอย่างไร

จากอดีตในธุรกิจการค้าขาย ผู้ซื้อและผู้ขายมักติดต่อสื่อสารกันโดยตรงโดยไม่ผ่านสื่อกลางใดๆ เป็นการสื่อสารทางตรงไม่ซ้ำซ้อน แต่ปัจจุบันได้มีการนำระบบเทคโนโลยีใหม่ๆเข้ามาช่วยสื่อสาร ประมวนผล เก็บข้อมูลการของผู้ซื้อรวมทั้งประวัติการซื้อขายได้อย่างละเอียดนั่นคือ ระบบ CRM Software หรือ โปรแกรมเก็บข้อมูลลูกค้านั่นเอง

ระบบ CRM Software คืออะไร

ระบบ CRM Software(Customer relationship management) คือเป็นระบบที่ใช้สำหรับเก็บข้อมูลในทุกๆด้านของลูกค้า การเก็บประวัติการซื้อ –ขาย ติดตาม วิเคราะห์ลูกค้า รวมทั้งมาใช้ในการสื่อสารระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายทั้งทางตรงและทางอ้อม ทำลูกค้าเกิดความรู้สึกที่ดีหรือเกิดความผูกพันระหว่างผู้ขายกับลูกค้า ทำให้ลูกค้ากลับมาซื้อสินค้าซ้ำได้อีก ตลอดจนสามารถดึงดูดลูกค้าใหม่ๆให้เข้ามาซื้อสินค้า เป็นผลให้ผู้ขายสามารถนำเสนอสินค้าได้ตอบสนองลูกค้าได้เป็นอย่างดี นำมาซึ่งความมั่นคงให้กับบริษัทที่ขาย เป็นระบบที่เหมาะกับธุรกิจค้าขายแต่ก็สามารถนำมาใช้ได้กับธุรกิจทุกประเภท

ระบบ CRM Software มีรายละเอียดการเก็บข้อมูลอย่างไร

ระบบ CRM Software สามารถเก็บข้อมูลของลูกค้าได้อย่างละเอียดถึงข้อมูลพฤติกรรมของลูกค้าในด้านต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นในการซื้อสินค้าในช่วงฤดูกาล การซื้อสินค้าในช่วงวันหยุด พฤติกรรมการซื้อขณะอยู่ในช่วงกลางวัน กลางคืน รวมทั้งศึกษาความแตกต่างของการซื้อสินค้าของเรากับสินค้าของผู้อื่น เก็บข้อมูลถึงพฤติกรรมการซื้อในระยะต้นปี กลางปีหรือปลายปี จำนวนครั้งของการซื้อ เพื่อนำข้อมูลที่ได้ทั้งหมดมาวิเคราะห์ถึงพฤติกรรมโดยรวมของลูกค้า เป็นฐานข้อมูลทั้งหมดให้กับบริษัท จะได้ช่วยให้ขายสินค้าได้ตรงตามที่ลูกค้าต้องการหรือเกิดการกลับมาซื้อซ้ำได้หรือเป็นการช่วยให้บริษัทสามารถสร้างกลยุทธ์ดึงดูดลูกค้าให้เหนือคู่แข่ง ลดส่วนแบ่งการตลาดของสินค้าได้ อีกทั้งหากเรามีข้อมูลของลูกค้าได้ทั้งหมด ทำให้เกิดการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างมีความสัมพันธ์ที่ดี สร้างรายได้และผลกำไรได้อย่างแน่นอนและมั่นคง

ทำไมต้องใช้ ระบบ CRM Software และ ระบบ CRM Software มีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร

ด้วยคุณสมบัติดังกล่าวข้างต้น จะเห็นได้ว่าการเก็บข้อมูลของลูกค้าแล้วสามารถนำมาประมวนผลลัพธ์มาใช้ประกอบช่วยธุรกิจได้ นั่นย่อมหมายความว่า ระบบ CRM Software มีประโยชน์หลายด้าน ดังนี้

1.เพิ่มกำไรหรือรายได้ การนำข้อมูลของลูกค้าที่ได้มาปรับปรุงเพื่อการขายอย่างต่อเนื่อง จะช่วยรักษาลูกค้ารายเก่าให้กลับมาซื้อไว้ได้ พร้อมทั้งเปิดโอกาสให้ดึงดูดลูกค้ารายใหม่ๆให้เข้ามาได้อีกเช่นกัน ช่วยลดรายจ่ายและเพิ่มรายได้

2.เกิดวงจรของการบริการลูกค้าที่รวดเร็ว นั่นคือ เทคโนโลยี ระบบ CRM Software จะช่วยให้เกิดการบริการสินค้าได้อย่างสะดวก สบาย ช่วยสร้างความแปลกใหม่ของสินค้าเพื่อเสนอต่อลูกค้า พร้อมข้อมูลข่าวสารที่จำเป็น มีขั้นตอนการใช้ในระบบที่ง่ายและกระชับจึงช่วยให้ ตอบสนองสินค้าที่ถูกต้องตรงใจต่อลูกค้าและช่วยสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว เป็นระบบที่สามารถใช้ฟังความคิดเห็นของลูกค้าและพนักงานในองค์กรได้ จึงเป็นการช่วยสะท้อนความต้องการของลูกค้า ทำให้บริษัทเสนอสินค้าและบริการได้อย่างตรงใจ

3.ช่วยให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างมีประสิทธิ์ภาพ นั่นคือระบบ CRM Software จะช่วยให้ทุกหน่วยงานมีฐานข้อมูลอันเดียวกันและมีข้อมูลมากพอในการตัดสินใจอีกด้วย โดยทุกฝ่ายจะไม่ขัดต่อนโยบายของบริษัท นับตั้งแต่หน่วยงานที่มีหน้าที่ดูแลสินค้าและบริการ ไปจนถึงระบบบริหารที่สามารถดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลต่างๆทุกแผนกในบริษัทมาดูได้ เช่นของฝ่ายขาย ฝ่ายการเงิน ฝ่ายการตลาด หรือคลังสินค้าเป็นต้น

4.ช่วยให้ทุกฝ่ายทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้การบริหารลูกค้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยข้อมูลจะได้มาจากข้อมูลการติดต่อของลูกค้า จากอีเมล์และโทรศัพท์ มีข้อมูลที่ช่วยในการคาดเดาว่าลูกค้ามีแนวโน้มในการซื้อสินค้าหรือใช้บริการ เป็นประโยชน์กับฝ่ายขาย สำหรับฝ่ายการตลาดจะช่วยให้ทราบถึงช่องทางการขายหรือการสื่อสารกับลูกค้ารวมทั้งสินค้าที่ลูกค้าสนใจหรือสามารถให้พนักงานบริการลูกค้าแบบเหมาะสมตรงกับที่ลูกค้าต้องการอีกด้วย

5.ลูกค้าประทับใจ ช่วยให้การซื้อขายสินค้าในแต่ละชนิดหรือกับลูกค้าแต่ละรายเป็นไปโดยสะดวกและรวดเร็ว โดยระบบการสั่งซื้อจะถูกเชื่อมโยงให้ทุกฝ่ายในบริษัทมีข้อมูลอันเดียวกัน จึงช่วยให้ทำงานกันได้อย่างต่อเนื่องทุกฝ่าย ส่งผลให้ลูกค้าเกิดความประทับใจในการซื้อสินค้าและใช้บริการนั้นๆ

6.ช่วยประสานการทำงานขององค์กร เนื่องจาก ระบบ CRM Software เป็นการเก็บข้อมูลลูกค้าไว้ทั้งหมด โดยได้ถูกจัดเก็บเป็นฐานข้อมูลกลางจึงช่วยให้เกิดการประสานการทำงานของทุกฝ่ายให้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากยิ่งข้น ทำให้บริษัทได้นำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ได้อย่างสูงสุด จนก่อให้เกิดการเติบโตของบริษัทได้

7.ช่วยให้ต้นทุนลดลง เมื่อมีข้อมูลของลูกค้าทุกอย่างแล้ว ย่อมก่อให้เกิดความเข้าใจในความต้องการของลูกค้าได้มาก จะช่วยการลดกระบวนการหรือกิจกรรมลงไป เพราะไม่ต้องลงทุนที่จะดึงดูดลูกค้ามากๆเหมือนแรกๆอีก ดังนั้นจึงเป็นการลดต้นทุน และเพิ่มผลกำไรให้มากขึ้นได้อย่างแน่นอน

มีอีกสิ่งหนึ่งที่ ระบบ CRM Software  จะช่วยให้ทั้งระบบการซื้อขายนั้นๆ คือการเกิดมีมูลค่าเพิ่ม นับเป็นการได้ที่มากกว่าความพึงพอใจสูงสุดของลูกค้าซึ่งไม่ใช่แค่คุณค่า หากแต่เป็นการสร้างความรู้สึกที่มากกว่าเช่น การเกิดความพึงพอใจ ซึ่งทางบริษัทก็ควรตระหนักถึงและควรสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับบริษัทที่ทำการคู่ค้าทั้งหมดให้ครบวงจร ทั้งภายในและภายนอกองค์กร ก็จะยิ่งเป็นการก่อให้เกิดความจงรักภักดีต่อสินค้าหรือบริการนั้นๆของลูกค้าจนยากที่จะเปลี่ยนใจไปใช้สินค้าและบริการจากบริษัทอื่นๆได้