โปรแกรม POS คืออะไร?

หลายคนคงเคยได้ยินเกี่ยวกับโปรแกรม POS โดยเฉพาะผู้ประกอบการทั้งค้าปลีก ค้าส่ง วันนี้เราจะมารู้จักโปรแกรม POS ให้มากขึ้นในหัวข้อต่างๆ

เริ่มกันที่ POS คืออะไร?

POS ย่อมาจาก Point of Sale แปลตรงตัวว่า จุดขาย และมีอีกคำหนึ่งคือ POP ย่อมาจาก Point of Purchase แปลตรงตัวว่า จุดสั่งซื้อ ทั้งสองคำนี้คือเวลาและสถานที่ที่ทำการซื้อขายปลีกเสร็จสมบูรณ์

ที่จุดขาย ผู้ขายจะคำนวณเงินที่ลูกค้าต้องจ่าย อาจมีการเตรียมใบแจ้งรายการสินค้า(ที่ปรินท์ออกมา) และระบุตัวเลือกในการชำระเงิน เป็นจุดที่ลูกค้าชำระเงินให้ผู้ขายเพื่อแลกเปลี่ยนกับสินค้าหรือการให้บริการ หลังจากได้รับการชำระเงิน ผู้ขายอาจจะออกใบเสร็จรับเงินสำหรับการซื้อขายโดยพิมพ์หรือส่งผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้

POS คือ จุดขาย แต่มักจะถูกเรียกว่าจุดบริการลูกค้าเพราะไม่ได้เป็นแค่เพียงจุดขาย แต่ยังเป็นจุดส่งคืนสินค้าหรือจุดสั่งซื้อได้อีกด้วย โปรแกรม POS อาจมีคุณสมบัติอื่นสำหรับฟังก์ชันเพิ่มเติมเช่น การจัดการสินค้าคงคลัง การเงิน หรือคลังสินค้า

 

ภาคธุรกิจต่างใช้โปรแกรม POS เพิ่มมากขึ้น และอีกหนึ่งเหตุผลที่เห็นได้อย่างชัดเจนและน่าสนใจที่สุดคือไม่ต้องติดป้ายราคาเมื่อใช้โปรแกรม POS ราคาขายจะเชื่อมโยงกับรหัสสินค้าหรือบาร์โคด เมื่อแคชเชียร์สแกนบาร์โคดก็ถือว่าได้ดำเนินการซื้อขายแล้ว หากมีการเปลี่ยนแปลงราคาก็สามารถทำได้อย่างง่ายดาย ข้อดีอื่น รวมถึงความสามารถในการใช้ส่วนลด แยกประเภทความภักดีของลูกค้าทั้งลูกค้าประจำและขาจร และประสิทธิภาพในการควบคุมสต็อกที่มากขึ้น และคุณสมบัติเหล่านี้ล้วนแต่เป็นคุณสมบัติพื้นฐานของโปรแกรม POS ที่ทันสมัยเกือบทั้งหมด

กลับมาที่คำว่าจุดขายและจุดสั่งซื้อ ผู้ค้าปลีกและนักการตลาดมักจะอ้างถึงพื้นที่โดยรอบการชำระเงินว่าเป็นจุดสั่งซื้อ เมื่อพวกเขาวิเคราะห์จากมุมมองของผู้ค้าปลีก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่วางแผนและออกแบบพื้นที่ได้อย่างดี รวมถึงเมื่อพิจารณากลยุทธการตลาดและข้อเสนออื่นๆ แล้ว

ผู้ขายบางรายก็อ้างถึงโปรแกรม POS ของพวกเขาว่าเป็น “ระบบจัดการการค้าปลีก” ซึ่งเป็นคำที่เหมาะสมกว่าเนื่องจากระบบนี้ไม่ใช่แค่ระบบที่ประมวลผลการขายแต่มาพร้อมกับความสามารถอื่นๆ อีกมากมาย เช่น การจัดการสินค้าคงคลัง ระบบสมาชิก บัญชีผู้จัดจำหน่าย การทำบัญชี การออกใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคาและการโอนย้ายสต็อก การซ่อนฉลากบาร์โคด การรายงานการขาย และเชื่อมเครือข่ายหรือร้านค้าสาขาในบางเคสเพื่อตั้งหนึ่งร้านเป็นสาขาหลัก

นิยามพื้นฐานของโปรแกรม POS คือระบบที่ช่วยประมวลผลและบันทึกธุรกรรมต่างๆ ระหว่างบริษัทและผู้บริโภคที่ใช้สินค้าของพวกเขาในเวลาที่ซื้อขายสินค้าและบริการ อย่างไรก็ตาม คำว่าโปรแกรม POS คือสิ่งที่มากกว่าระบบการจัดการค้าปลีกที่เป็นที่นิยมทั้งผู้ใช้โปรแกรมและผู้ขายโปรแกรม

 

ส่วนประกอบของโปรแกรม POS คือ?

โปรแกรม POS จะประกอบด้วยสองส่วนหลักๆ คือ โปรแกรม(Software) และอุปกรณ์(Hardware)

 

ส่วนของโปรแกรม

จะเก็บข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับสินค้าและการขาย เช่น

– รายละเอียดของสินค้า ผู้จัดจำหน่าย จำนวนและวันที่รับเข้ามา จำนวนและวันที่ขายออกไป ยอดสินค้าคงคลัง

– รายละเอียดของลูกค้า เป็นสมาชิกหรือไม่ ยอดสะสมของสมาชิก

ดังนั้นควรเป็นโปรแกรม POS ที่ใช้ฐานข้อมูลขนาดใหญ่อย่าง SQL

แบ่งเป็นสองแบบ แบบแรกคือ โปรแกรมเก็บเงินหน้าร้านโดยเฉพาะ และแบบที่สองคือ โปรแกรมบริหารบัญชี

แบบแรก

จะถูกออกแบบและพัฒนาโปรแกรมมาเพื่องานหน้าร้านโดยเฉพาะ เน้นการทำงานง่ายและรวดเร็ว ไม่ซับซ้อน หน้าตาของโปรแกรมจะถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่าย เหมาะกับร้านค้าทั่วไป มีเจ้าของคนเดียวหรือเป็นนิติบุคคลที่จ้าง outsource ทำบัญชีให้

แบบที่สอง

จะใช้หลักการทำงานของโปรแกรมทางบัญชีทั้งหมดมาใช้กับหน้าร้าน ซึ่งส่วนใหญ่ใช้แบบนี้ที่มีความซับซ้อนเพิ่มขึ้นจากแบบแรก มีความยุ่งยากในการใช้งานมากขึ้น มีข้อจำกัดมากขึ้น หน้าตาของโปรแกรมจะเพิ่มส่วนของใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ มีการใช้คำว่าเจ้าหนี้ ลูกหนี้ เหมาะกับร้านค้าในรูปแบบของบริษัท มีหลายสาขา ทำงบการเงินและดูแลระบบบัญชีเอง

ส่วนของอุปกรณ์

อุปกรณ์แต่ละตัวจะเชื่อมต่อกันเพื่อให้เกิดการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้งานว่าต้องการใช้อุปกรณ์ตัวไหนบ้าง ไม่จำเป็นต้องมีครบ เช่น

– คอมพิวเตอร์ (POS Terminal)

เป็นส่วนกลางของการประมวลผลทั้งหมดของโปรแกรม POS จากนั้นส่งค่าต่อไปยังจอแสดงผล

– จอภาพ (Monitor)

ทำหน้าที่แสดงผล อาจใช้จอ LCD หรือ Touch Screen สามารถใช้ Tablet ได้ หากใช้นิ้วสัมผัสจะสะดวกกว่าการใช้ Mouse

มีสองระบบคือ Resistive และ Capacitive

ระบบ Resistive

เหมาะกับการใช้งานหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นร้านค้า ร้านอาหาร แม้กระทั่งเครื่องจักรในโรงงานที่ใช้โปรแกรม POS และมีหน้าจอสัมผัส ระบบนี้ประกอบด้วยเลเยอร์ยืดหยุ่นด้านบนและเลเยอร์ด้านล่างที่วางบนพื้นแข็ง มีเม็ดฉนวนคั่นกลาง มีสารตัวนำไฟฟ้าเคลือบทั้งสองเลเยอร์นี้ไว้ เมื่อเรากดที่หน้าจอ ทำให้เลเยอร์ต่อกันติดจะเกิดการปล่อยกระแสไฟฟ้า จากนั้นวงจรควบคุมจะคำนวณค่ากระแสไฟฟ้าที่ปล่อยออกมา ซึ่งแตกต่างตามตำแหน่งที่เราสัมผัส ข้อดีคือราคาไม่แพง กินไฟน้อย

http://www.aio-ss.com/16691388/pos-point-of-sale-ระบบขายหน้าร้าน

ระบบ Capacitive

เหมาะกับแอพพลิเคชันต่างๆ เช่น เกมส์ เอทีเอ็ม อุปกรณ์ทางอุตสาหกรรม ระบบนี้ประกอบด้วยแผ่นแก้วที่เคลือบผิวด้วยออกไซด์ของโลหะแบบโปร่งแสง เมื่อถึงเวลาใช้งานจะเกดการป้อนแรงดันไฟฟ้าที่มุมทั้งสี่ของจอแสดงผล เพื่อสร้างสนามแม่เหล็กที่มีความเข้มสม่ำเสมอเท่ากันทั่วทั้งแผ่น จินตนาการเวลาที่เราเล่นเกมส์ แล้วใช้นิ้วมือเปล่าสัมผัสที่จอรูดไปมาอย่างแรง เพื่อให้เกิดการดึงกระแสไฟฟ้าจากแต่ละมุมแล้วเกิดแรงดันขึ้น จากนั้นแผงวงจรควบคุมจะคำนวณตำแหน่งที่เราสัมผัส คุณสมบัติโดดเด่นคือความทนทานและความโปร่งแสง จึงมีข้อดีในเรื่องของความคมชัดเพราะแสงสามารถผ่านออกมาได้

http://www.aio-ss.com/16691388/pos-point-of-sale-ระบบขายหน้าร้าน

– เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ (Slip Printer)

พิมพ์ใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้าหลังการทำธุรกรรมซื้อขาย มีทั้งชนิดที่ใช้ความร้อนและใช้หัวเข็ม

ชนิดที่ใช้ความร้อน (Thermal Slip Printer)

เป็นเครื่องพิมพ์ใบเสร็จที่ใช้หัวความร้อนพิมพ์ลงบนกระดาษร้อน ข้อดีคือความเร็วในการพิมพ์สูง ไม่ต้องใช้หมึก แต่จำเป็นต้องใช้งานกับกระดาษร้อนเท่านั้น ข้อเสียคือกระดาษร้อนที่ใช้กับเครื่องพิมพ์ชนิดนี้เก็บไว้ได้ประมาณ 1-3 เดือนแล้วข้อมูลบนกระดาษก็ค่อยๆ จางหายไป เพราะกระดาษร้อนมีความอ่อนไหวกับสภาพแวดล้อมสูง ลองนึกถึงใบเสร็จร้านสะดวกซื้อที่ไม่ต้องการให้เราเก็บไว้นานๆ

ชนิดที่ใช้หัวเข็ม (Impact Slip Printer)

เป็นเครื่องพิมพ์ที่ใช้หัวเข็มในการพิมพ์ ข้อเสียคือความเร็วในการพิมพ์ต่ำ และจำเป็นต้องใช้งานร่วมกับผ้าหมึก สามารถใช้ได้ทั้งกระดาษทั่วไปและกระดาษก็อปปี้ ข้อดีคือจะเก็บรักษาข้อมูลบนกระดาษไว้ได้นาน ลองนึกถึงใบเสร็จที่ใช้เป็นหลักฐานในการยื่นภาษีที่เราต้องเก็บรักษาไว้นานและเก็บอย่างดี

– เครื่องอ่านบาร์โคด (Barcode Scanner)

ใช้เลเซอร์แปลงรหัสแท่งบาร์โคดเป็นภาษาที่คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้

– ลิ้นชักเก็บเงิน (Cash Drawer)

มีช่องเก็บธนบัตรและเหรียญหลายช่อง ทำให้เก็บเงินและทอนเงินให้ลูกค้าได้รวดเร็ว สั่งเปิด-ปิดโดยใช้โปรแกรม POS ซึ่งทำงานร่วมกับเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ

– จอแสดงราคา (Customer Display)

เป็นหน้าจอขนาดเล็กที่แสดงชื่อและราคาของสินค้า จำนวนเงินที่ลูกค้าจ่ายและเงินทอนของลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าได้ตรวจสอบความถูกต้องในการทำธุรกรรมซื้อขาย จอแสดงราคาส่วนใหญ่แสดงผลได้ประมาณ 20 ตัวอักษร เป็น 2 แถว

– เครื่องรูดบัตร (Smart Magnetic Reader)

เป็นเครื่องอ่านบัตรประเภทสมาร์ทการ์ด บัตรแม่เหล็ก โดยใช้งานร่วมกับโปรแกรม POS ในการทำธุรกรรมซื้อขาย อาจใช้ส่วนลดสมาชิกหรือเก็บแต้มสะสมของสมาชิก

– เครื่องทาบบัตร (RFID Reader)

เป็นเครื่องสำหรับอ่านบัตร RFID โดยการทาบหรือสัมผัสบัตรที่เครื่องนี้ นิยมใช้ทำบัตรสมาชิก และถูกพัฒนาให้เติมเงินและชำระเงินภายในร้านได้ด้วย

สำหรับแอพพลิเคชัน

ก็มีหลายแบบให้เลือกสรรตามการใช้งาน เช่น

  1. แอพพลิเคชันแบบเครื่องเดี่ยว (Stand Alone Application) สามารถใช้โปรแกรมได้เพียงเครื่องเดียวเท่านั้น
  2. แอพพลิเคชันแบบเชื่อมโยงเน็ตเวิร์ก (Network Application) จะมีฟีทเจอร์เยอะขึ้น การทำงานซับซ้อนมากขึ้น หนึ่งอุปกรณ์ต่อหนึ่งโปรแกรมและอุปกรณ์ทุกชิ้นทำงานร่วมกัน
  3. แอพพลิเคชันแบบรองรับระบบสาขาเชื่อมโยงไปยังสำนักงานใหญ่ (Head Office Application) เหมาะสำหรับการใช้งานของสำนักงานใหญ่ในการควบคุมสาขา ทั้งยอดขายและสต็อกจะถูกส่งข้อมูลมาที่สำนักงานใหญ่แบบเรียลไทม์ สะดวกในการบริหารจัดการ
  4. แอพพลิเคชันเพิ่มเติม เช่น โปรแกรมที่เชื่อมระหว่างหน้าเคาท์เตอร์โรงแรมกับฝ่ายบัญชี โมดูลสำหรับสมาชิกคนพิเศษ

โปรแกรม POS ทำอะไรได้บ้าง?

หน้าร้าน

  • สั่งออเดอร์ลูกค้า แล้วส่งข้อมูลไปยังพ่อครัวและเก็บข้อมูลไว้ที่แคชเชียร์ทันที สำหรับร้านอาหาร
  • สแกนบาร์โคดของสินค้าทั้งหมด แล้วคิดเงินรวมได้อย่างรวดเร็ว สำหรับร้านสะดวกซื้อ
  • กดปุ่มรายละเอียดการส่งของ ไม่ต้องพิมพ์ให้เสียเวลา สำหรับร้านรับส่งพัสดุ
  • ลูกค้าสมัครสมาชิกได้ทันที เก็บข้อมูลไว้ในระบบ
  • คิดราคาระหว่างราคาของสมาชิกและไม่ได้เป็นสมาชิกได้อย่างแม่นยำ

 

หลังร้าน

  • ควบคุมรายการสินค้าที่ซื้อและขาย รวมทั้งสต็อกสินค้าทั้งหมด
  • ตรวจสอบสถานะของสินค้า ต้นทุน ยอดซื้อหรือยอดขายของแต่ละสาขาได้ทันทีทุกสาขา
  • เก็บข้อมูลประมวลผลเพื่อทำการประเมินธุรกิจของแต่ละสาขาได้
  • กำหนดโปรโมชั่นเฉพาะสาขาหรือทุกสาขาได้

ประโยชน์ของโปรแกรม POS คือ?

  1. ช่วยจัดการการขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

    เหลือสินค้าชนิดใดบ้าง สินค้านั้นเหลือกี่ชิ้น ชนิดไหนขายดี ชนิดไหนขายไม่ดี หากโปรแกรมละเอียดพอ อาจเพิ่มวันหมดอายุมาด้วย จะทราบว่าควรขายสินค้าชินนี้ให้หมดก่อนวันไหน อาจมีการแจ้งเตือนเมื่อสินค้าในสต็อกเหลือน้อยหรือใกล้หมดอายุ ทราบควรจัดโปรโมชั่นสินค้าตัวไหนบ้าง เช็คสต็อกสินค้าง่ายขึ้น แล้วยังทำได้แบบเรียลไทม์ สามารถเช็คได้ตลอดเวลา

  2. ลูกค้าเป็นระเบียบมากขึ้น

    พอมีเครื่องคิดเงิน ลูกค้าจะทราบว่าสามารถชำระเงินได้ที่ไหน จ่ายที่ใคร หากไม่มี อยากจ่ายกับใครก็เดินไปจ่าย หรือรอคนมาเก็บ ซึ่งเก็บประวัติของเงินนั้นได้ยาก

  3. รู้ว่าเงินอยู่ที่ไหน

    โปรแกรม POS สามารถจำกัดการลงชื่อเข้าใช้ได้ และสามารถแยกได้ว่าพนักงานคนไหนทำยอดได้เท่าไร หมดกังวลเรื่องเงินหาย เพราะเช็คได้ตลอดเวลาว่าจำนวนขายและจำนวนเงินตรงกันหรือไม่

  4. คิดเงินได้รวดเร็วขึ้น

    จะกดยิงในร้านสะดวกซื้อหรือจะกดปุ่มในร้านส่งพัสดุ ร้านอาหารที่รับออเดอร์ลูกค้าที่โต๊ะ ก็จะส่งข้อมูลมาเก็บที่เครื่องส่วนกลางให้แคชเชียร์ทราบเสมอ จึงรู้ราคารวมทั้งหมด พร้อมทั้งแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว ตัวเลขในการคำนวณก็แม่นยำ ไม่ต้องพึ่งเครื่องคิดเลขอีกต่อไป

  5. นำไฟล์ออกมาใช้ได้

    ถึงแม้จะทราบว่าโปรแกรม POS สามารถเข้าถึงได้จากหลากหลายอุปกรณ์ ในปัจจุบันสามารถเข้าถึงได้ทั้งคอมพิวเตอร์ แท็ปเลต สมาร์ทโฟน นอกจากเก็บข้อมูลไว้ในระบบแล้ว ยังสามารถนำไฟล์ออกมาคำนวณในโปรแกรมอื่นได้อีกด้วย เช่น Microsoft Excel

ข้อเสียของโปรแกรม POS คือ?

ทุกอย่างบนโลกต้องมีทั้งข้อดีและข้อเสียนะคะ มักจะมาพร้อมกัน แต่หากรับข้อเสียได้และหาวิธี ค่อยๆ ปรับแก้กันไป เชื่อว่าคุณสามารถใช้โปรแกรม POS ได้อย่างราบรื่นเลยค่ะ

  1. เสียเวลามากขึ้น เมื่อสแกนบาร์โค้ดสินค้าที่เป็นซองหรือสินค้าที่เพิ่งออกจากตู้แช่

    เพราะซองส่วนใหญ่ บาร์โค้ดจะอยู่ด้านหลัง ยิ่งเป็นซองขนมขบเคี้ยวก็อาจจะอยู่ตรงรอยพับ ทำให้ใช้เวลาในการคลี่รอยพับแล้วสแกน ส่วนสินค้าที่อยู่ในตู้แช่ เมื่อออกมานอกตู้แช่จะเกิดไอน้ำเกาะ ต้องเช็ดไอน้ำออกก่อนจึงจะสแกนได้ เช็ดแล้วเช็ดอีก บางทีก็สแกนไม่ติด ต้องคีย์เลขบาร์โค้ดยาวไปอีก

  2. ปุ่มหรือตัวหนังสือเล็ก

    เมื่ออ่านข้อแรกจบ บางคนอาจจะบอกว่าไม่ใช้เครื่องสแกน ใช้วิธีกดในหน้าจอแทน หารู้ไม่ว่าใช้แต่หน้าจอ ก็ยิ่งต้องมีปุ่มกดเยอะ และเมื่อเราใส่ปุ่มกดเยอะ ตัวหนังสือก็เล็กลง พื้นที่ในการกดก็น้อยลง ผู้ที่มีนิ้วใหญ่อาจจะกดพลาดโดนสองปุ่ม ผู้ที่สายตาไม่ดีก็อ่านยาก

  3. บริการหลังการขาย

    หากเรามีปัญหากับการใช้โปรแกรม ยังไงก็ต้องโทรปรึกษา และถ้าใช้ไปนานๆ มีการเปลี่ยนลิขสิทธิ์หรือไม่ อัปเดตข้อมูลส่วนไหนบ้าง ซึ่งไม่สามารถรู้ได้เลยว่าเจ้าไหนดีไม่ดี คงต้องอาศัยรีวิวต่างๆ

โดยสรุป โปรแกรม POS ในท้องตลาดที่มีมากมายนี้ เราแนะนำว่าหากสนใจจะใช้โปรแกรม POS ให้สำรวจธุรกิจก่อนว่าขนาดเล็กหรือใหญ่ ต้องการฟังก์ชันอะไรบ้าง ตัวโปรแกรมต้องมีความละเอียดมากน้อยเท่าไร การจัดเรียงข้อมูลเป็นแบบไหน ฐานข้อมูลขนาดใหญ่แค่ไหน การตัดสต็อกใช้สูตรอะไร เราจะใช้โปรแกรมช่วยจัดการร้านเราได้อย่างไรบ้าง งบประมาณที่ตั้งไว้สำหรับโปรแกรมนี้ประมาณเท่าไร เลือกให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณนะคะ

สนใจโปรแกรม POS ที่เหมาะกับคุณ คลิกที่นี่

 

แหล่งที่มา

https://en.wikipedia.org/wiki/Point_of_sale

http://www.chaophayacomputech.com/news/news_content_id=25570226-1.php

https://www.storehub.com/blog/pos-คืออะไร/

http://www.aio-ss.com/16691388/pos-point-of-sale-ระบบขายหน้าร้าน

https://www.deejaisoft.com/เครื่องขายของ-pos/

https://www.ksc.net/th/products-ict-pos.aspx

 

 

 

More To Explore

howmanytourbushasaseat