หลายคนคงเคยได้ยินเกี่ยวกับโปรแกรม POS โดยเฉพาะผู้ประกอบการทั้งค้าปลีก ค้าส่ง วันนี้เราจะมารู้จักโปรแกรม POS ให้มากขึ้นในหัวข้อต่างๆ
เริ่มกันที่ POS คืออะไร?
POS ย่อมาจาก Point of Sale แปลตรงตัวว่า จุดขาย และมีอีกคำหนึ่งคือ POP ย่อมาจาก Point of Purchase แปลตรงตัวว่า จุดสั่งซื้อ ทั้งสองคำนี้คือเวลาและสถานที่ที่ทำการซื้อขายปลีกเสร็จสมบูรณ์
ที่จุดขาย ผู้ขายจะคำนวณเงินที่ลูกค้าต้องจ่าย อาจมีการเตรียมใบแจ้งรายการสินค้า(ที่ปรินท์ออกมา) และระบุตัวเลือกในการชำระเงิน เป็นจุดที่ลูกค้าชำระเงินให้ผู้ขายเพื่อแลกเปลี่ยนกับสินค้าหรือการให้บริการ หลังจากได้รับการชำระเงิน ผู้ขายอาจจะออกใบเสร็จรับเงินสำหรับการซื้อขายโดยพิมพ์หรือส่งผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้
POS คือ จุดขาย แต่มักจะถูกเรียกว่าจุดบริการลูกค้าเพราะไม่ได้เป็นแค่เพียงจุดขาย แต่ยังเป็นจุดส่งคืนสินค้าหรือจุดสั่งซื้อได้อีกด้วย โปรแกรม POS อาจมีคุณสมบัติอื่นสำหรับฟังก์ชันเพิ่มเติมเช่น การจัดการสินค้าคงคลัง การเงิน หรือคลังสินค้า
ภาคธุรกิจต่างใช้โปรแกรม POS เพิ่มมากขึ้น และอีกหนึ่งเหตุผลที่เห็นได้อย่างชัดเจนและน่าสนใจที่สุดคือไม่ต้องติดป้ายราคาเมื่อใช้โปรแกรม POS ราคาขายจะเชื่อมโยงกับรหัสสินค้าหรือบาร์โคด เมื่อแคชเชียร์สแกนบาร์โคดก็ถือว่าได้ดำเนินการซื้อขายแล้ว หากมีการเปลี่ยนแปลงราคาก็สามารถทำได้อย่างง่ายดาย ข้อดีอื่น รวมถึงความสามารถในการใช้ส่วนลด แยกประเภทความภักดีของลูกค้าทั้งลูกค้าประจำและขาจร และประสิทธิภาพในการควบคุมสต็อกที่มากขึ้น และคุณสมบัติเหล่านี้ล้วนแต่เป็นคุณสมบัติพื้นฐานของโปรแกรม POS ที่ทันสมัยเกือบทั้งหมด
กลับมาที่คำว่าจุดขายและจุดสั่งซื้อ ผู้ค้าปลีกและนักการตลาดมักจะอ้างถึงพื้นที่โดยรอบการชำระเงินว่าเป็นจุดสั่งซื้อ เมื่อพวกเขาวิเคราะห์จากมุมมองของผู้ค้าปลีก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่วางแผนและออกแบบพื้นที่ได้อย่างดี รวมถึงเมื่อพิจารณากลยุทธการตลาดและข้อเสนออื่นๆ แล้ว
ผู้ขายบางรายก็อ้างถึงโปรแกรม POS ของพวกเขาว่าเป็น “ระบบจัดการการค้าปลีก” ซึ่งเป็นคำที่เหมาะสมกว่าเนื่องจากระบบนี้ไม่ใช่แค่ระบบที่ประมวลผลการขายแต่มาพร้อมกับความสามารถอื่นๆ อีกมากมาย เช่น การจัดการสินค้าคงคลัง ระบบสมาชิก บัญชีผู้จัดจำหน่าย การทำบัญชี การออกใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคาและการโอนย้ายสต็อก การซ่อนฉลากบาร์โคด การรายงานการขาย และเชื่อมเครือข่ายหรือร้านค้าสาขาในบางเคสเพื่อตั้งหนึ่งร้านเป็นสาขาหลัก
นิยามพื้นฐานของโปรแกรม POS คือระบบที่ช่วยประมวลผลและบันทึกธุรกรรมต่างๆ ระหว่างบริษัทและผู้บริโภคที่ใช้สินค้าของพวกเขาในเวลาที่ซื้อขายสินค้าและบริการ อย่างไรก็ตาม คำว่าโปรแกรม POS คือสิ่งที่มากกว่าระบบการจัดการค้าปลีกที่เป็นที่นิยมทั้งผู้ใช้โปรแกรมและผู้ขายโปรแกรม
ส่วนประกอบของโปรแกรม POS คือ?
โปรแกรม POS จะประกอบด้วยสองส่วนหลักๆ คือ โปรแกรม(Software) และอุปกรณ์(Hardware)
ส่วนของโปรแกรม
จะเก็บข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับสินค้าและการขาย เช่น
– รายละเอียดของสินค้า ผู้จัดจำหน่าย จำนวนและวันที่รับเข้ามา จำนวนและวันที่ขายออกไป ยอดสินค้าคงคลัง
– รายละเอียดของลูกค้า เป็นสมาชิกหรือไม่ ยอดสะสมของสมาชิก
ดังนั้นควรเป็นโปรแกรม POS ที่ใช้ฐานข้อมูลขนาดใหญ่อย่าง SQL
แบ่งเป็นสองแบบ แบบแรกคือ โปรแกรมเก็บเงินหน้าร้านโดยเฉพาะ และแบบที่สองคือ โปรแกรมบริหารบัญชี
แบบแรก
จะถูกออกแบบและพัฒนาโปรแกรมมาเพื่องานหน้าร้านโดยเฉพาะ เน้นการทำงานง่ายและรวดเร็ว ไม่ซับซ้อน หน้าตาของโปรแกรมจะถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่าย เหมาะกับร้านค้าทั่วไป มีเจ้าของคนเดียวหรือเป็นนิติบุคคลที่จ้าง outsource ทำบัญชีให้
แบบที่สอง
จะใช้หลักการทำงานของโปรแกรมทางบัญชีทั้งหมดมาใช้กับหน้าร้าน ซึ่งส่วนใหญ่ใช้แบบนี้ที่มีความซับซ้อนเพิ่มขึ้นจากแบบแรก มีความยุ่งยากในการใช้งานมากขึ้น มีข้อจำกัดมากขึ้น หน้าตาของโปรแกรมจะเพิ่มส่วนของใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ มีการใช้คำว่าเจ้าหนี้ ลูกหนี้ เหมาะกับร้านค้าในรูปแบบของบริษัท มีหลายสาขา ทำงบการเงินและดูแลระบบบัญชีเอง
ส่วนของอุปกรณ์
อุปกรณ์แต่ละตัวจะเชื่อมต่อกันเพื่อให้เกิดการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้งานว่าต้องการใช้อุปกรณ์ตัวไหนบ้าง ไม่จำเป็นต้องมีครบ เช่น
– คอมพิวเตอร์ (POS Terminal)
เป็นส่วนกลางของการประมวลผลทั้งหมดของโปรแกรม POS จากนั้นส่งค่าต่อไปยังจอแสดงผล
– จอภาพ (Monitor)
ทำหน้าที่แสดงผล อาจใช้จอ LCD หรือ Touch Screen สามารถใช้ Tablet ได้ หากใช้นิ้วสัมผัสจะสะดวกกว่าการใช้ Mouse
มีสองระบบคือ Resistive และ Capacitive
ระบบ Resistive
เหมาะกับการใช้งานหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นร้านค้า ร้านอาหาร แม้กระทั่งเครื่องจักรในโรงงานที่ใช้โปรแกรม POS และมีหน้าจอสัมผัส ระบบนี้ประกอบด้วยเลเยอร์ยืดหยุ่นด้านบนและเลเยอร์ด้านล่างที่วางบนพื้นแข็ง มีเม็ดฉนวนคั่นกลาง มีสารตัวนำไฟฟ้าเคลือบทั้งสองเลเยอร์นี้ไว้ เมื่อเรากดที่หน้าจอ ทำให้เลเยอร์ต่อกันติดจะเกิดการปล่อยกระแสไฟฟ้า จากนั้นวงจรควบคุมจะคำนวณค่ากระแสไฟฟ้าที่ปล่อยออกมา ซึ่งแตกต่างตามตำแหน่งที่เราสัมผัส ข้อดีคือราคาไม่แพง กินไฟน้อย
http://www.aio-ss.com/16691388/pos-point-of-sale-ระบบขายหน้าร้าน
ระบบ Capacitive
เหมาะกับแอพพลิเคชันต่างๆ เช่น เกมส์ เอทีเอ็ม อุปกรณ์ทางอุตสาหกรรม ระบบนี้ประกอบด้วยแผ่นแก้วที่เคลือบผิวด้วยออกไซด์ของโลหะแบบโปร่งแสง เมื่อถึงเวลาใช้งานจะเกดการป้อนแรงดันไฟฟ้าที่มุมทั้งสี่ของจอแสดงผล เพื่อสร้างสนามแม่เหล็กที่มีความเข้มสม่ำเสมอเท่ากันทั่วทั้งแผ่น จินตนาการเวลาที่เราเล่นเกมส์ แล้วใช้นิ้วมือเปล่าสัมผัสที่จอรูดไปมาอย่างแรง เพื่อให้เกิดการดึงกระแสไฟฟ้าจากแต่ละมุมแล้วเกิดแรงดันขึ้น จากนั้นแผงวงจรควบคุมจะคำนวณตำแหน่งที่เราสัมผัส คุณสมบัติโดดเด่นคือความทนทานและความโปร่งแสง จึงมีข้อดีในเรื่องของความคมชัดเพราะแสงสามารถผ่านออกมาได้
http://www.aio-ss.com/16691388/pos-point-of-sale-ระบบขายหน้าร้าน
– เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ (Slip Printer)
พิมพ์ใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้าหลังการทำธุรกรรมซื้อขาย มีทั้งชนิดที่ใช้ความร้อนและใช้หัวเข็ม
ชนิดที่ใช้ความร้อน (Thermal Slip Printer)
เป็นเครื่องพิมพ์ใบเสร็จที่ใช้หัวความร้อนพิมพ์ลงบนกระดาษร้อน ข้อดีคือความเร็วในการพิมพ์สูง ไม่ต้องใช้หมึก แต่จำเป็นต้องใช้งานกับกระดาษร้อนเท่านั้น ข้อเสียคือกระดาษร้อนที่ใช้กับเครื่องพิมพ์ชนิดนี้เก็บไว้ได้ประมาณ 1-3 เดือนแล้วข้อมูลบนกระดาษก็ค่อยๆ จางหายไป เพราะกระดาษร้อนมีความอ่อนไหวกับสภาพแวดล้อมสูง ลองนึกถึงใบเสร็จร้านสะดวกซื้อที่ไม่ต้องการให้เราเก็บไว้นานๆ
ชนิดที่ใช้หัวเข็ม (Impact Slip Printer)
เป็นเครื่องพิมพ์ที่ใช้หัวเข็มในการพิมพ์ ข้อเสียคือความเร็วในการพิมพ์ต่ำ และจำเป็นต้องใช้งานร่วมกับผ้าหมึก สามารถใช้ได้ทั้งกระดาษทั่วไปและกระดาษก็อปปี้ ข้อดีคือจะเก็บรักษาข้อมูลบนกระดาษไว้ได้นาน ลองนึกถึงใบเสร็จที่ใช้เป็นหลักฐานในการยื่นภาษีที่เราต้องเก็บรักษาไว้นานและเก็บอย่างดี
– เครื่องอ่านบาร์โคด (Barcode Scanner)
ใช้เลเซอร์แปลงรหัสแท่งบาร์โคดเป็นภาษาที่คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้
– ลิ้นชักเก็บเงิน (Cash Drawer)
มีช่องเก็บธนบัตรและเหรียญหลายช่อง ทำให้เก็บเงินและทอนเงินให้ลูกค้าได้รวดเร็ว สั่งเปิด-ปิดโดยใช้โปรแกรม POS ซึ่งทำงานร่วมกับเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ
– จอแสดงราคา (Customer Display)
เป็นหน้าจอขนาดเล็กที่แสดงชื่อและราคาของสินค้า จำนวนเงินที่ลูกค้าจ่ายและเงินทอนของลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าได้ตรวจสอบความถูกต้องในการทำธุรกรรมซื้อขาย จอแสดงราคาส่วนใหญ่แสดงผลได้ประมาณ 20 ตัวอักษร เป็น 2 แถว
– เครื่องรูดบัตร (Smart Magnetic Reader)
เป็นเครื่องอ่านบัตรประเภทสมาร์ทการ์ด บัตรแม่เหล็ก โดยใช้งานร่วมกับโปรแกรม POS ในการทำธุรกรรมซื้อขาย อาจใช้ส่วนลดสมาชิกหรือเก็บแต้มสะสมของสมาชิก
– เครื่องทาบบัตร (RFID Reader)
เป็นเครื่องสำหรับอ่านบัตร RFID โดยการทาบหรือสัมผัสบัตรที่เครื่องนี้ นิยมใช้ทำบัตรสมาชิก และถูกพัฒนาให้เติมเงินและชำระเงินภายในร้านได้ด้วย
สำหรับแอพพลิเคชัน
ก็มีหลายแบบให้เลือกสรรตามการใช้งาน เช่น
- แอพพลิเคชันแบบเครื่องเดี่ยว (Stand Alone Application) สามารถใช้โปรแกรมได้เพียงเครื่องเดียวเท่านั้น
- แอพพลิเคชันแบบเชื่อมโยงเน็ตเวิร์ก (Network Application) จะมีฟีทเจอร์เยอะขึ้น การทำงานซับซ้อนมากขึ้น หนึ่งอุปกรณ์ต่อหนึ่งโปรแกรมและอุปกรณ์ทุกชิ้นทำงานร่วมกัน
- แอพพลิเคชันแบบรองรับระบบสาขาเชื่อมโยงไปยังสำนักงานใหญ่ (Head Office Application) เหมาะสำหรับการใช้งานของสำนักงานใหญ่ในการควบคุมสาขา ทั้งยอดขายและสต็อกจะถูกส่งข้อมูลมาที่สำนักงานใหญ่แบบเรียลไทม์ สะดวกในการบริหารจัดการ
- แอพพลิเคชันเพิ่มเติม เช่น โปรแกรมที่เชื่อมระหว่างหน้าเคาท์เตอร์โรงแรมกับฝ่ายบัญชี โมดูลสำหรับสมาชิกคนพิเศษ
โปรแกรม POS ทำอะไรได้บ้าง?
หน้าร้าน
- สั่งออเดอร์ลูกค้า แล้วส่งข้อมูลไปยังพ่อครัวและเก็บข้อมูลไว้ที่แคชเชียร์ทันที สำหรับร้านอาหาร
- สแกนบาร์โคดของสินค้าทั้งหมด แล้วคิดเงินรวมได้อย่างรวดเร็ว สำหรับร้านสะดวกซื้อ
- กดปุ่มรายละเอียดการส่งของ ไม่ต้องพิมพ์ให้เสียเวลา สำหรับร้านรับส่งพัสดุ
- ลูกค้าสมัครสมาชิกได้ทันที เก็บข้อมูลไว้ในระบบ
- คิดราคาระหว่างราคาของสมาชิกและไม่ได้เป็นสมาชิกได้อย่างแม่นยำ
หลังร้าน
- ควบคุมรายการสินค้าที่ซื้อและขาย รวมทั้งสต็อกสินค้าทั้งหมด
- ตรวจสอบสถานะของสินค้า ต้นทุน ยอดซื้อหรือยอดขายของแต่ละสาขาได้ทันทีทุกสาขา
- เก็บข้อมูลประมวลผลเพื่อทำการประเมินธุรกิจของแต่ละสาขาได้
- กำหนดโปรโมชั่นเฉพาะสาขาหรือทุกสาขาได้
ประโยชน์ของโปรแกรม POS คือ?
-
ช่วยจัดการการขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เหลือสินค้าชนิดใดบ้าง สินค้านั้นเหลือกี่ชิ้น ชนิดไหนขายดี ชนิดไหนขายไม่ดี หากโปรแกรมละเอียดพอ อาจเพิ่มวันหมดอายุมาด้วย จะทราบว่าควรขายสินค้าชินนี้ให้หมดก่อนวันไหน อาจมีการแจ้งเตือนเมื่อสินค้าในสต็อกเหลือน้อยหรือใกล้หมดอายุ ทราบควรจัดโปรโมชั่นสินค้าตัวไหนบ้าง เช็คสต็อกสินค้าง่ายขึ้น แล้วยังทำได้แบบเรียลไทม์ สามารถเช็คได้ตลอดเวลา
-
ลูกค้าเป็นระเบียบมากขึ้น
พอมีเครื่องคิดเงิน ลูกค้าจะทราบว่าสามารถชำระเงินได้ที่ไหน จ่ายที่ใคร หากไม่มี อยากจ่ายกับใครก็เดินไปจ่าย หรือรอคนมาเก็บ ซึ่งเก็บประวัติของเงินนั้นได้ยาก
-
รู้ว่าเงินอยู่ที่ไหน
โปรแกรม POS สามารถจำกัดการลงชื่อเข้าใช้ได้ และสามารถแยกได้ว่าพนักงานคนไหนทำยอดได้เท่าไร หมดกังวลเรื่องเงินหาย เพราะเช็คได้ตลอดเวลาว่าจำนวนขายและจำนวนเงินตรงกันหรือไม่
-
คิดเงินได้รวดเร็วขึ้น
จะกดยิงในร้านสะดวกซื้อหรือจะกดปุ่มในร้านส่งพัสดุ ร้านอาหารที่รับออเดอร์ลูกค้าที่โต๊ะ ก็จะส่งข้อมูลมาเก็บที่เครื่องส่วนกลางให้แคชเชียร์ทราบเสมอ จึงรู้ราคารวมทั้งหมด พร้อมทั้งแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว ตัวเลขในการคำนวณก็แม่นยำ ไม่ต้องพึ่งเครื่องคิดเลขอีกต่อไป
-
นำไฟล์ออกมาใช้ได้
ถึงแม้จะทราบว่าโปรแกรม POS สามารถเข้าถึงได้จากหลากหลายอุปกรณ์ ในปัจจุบันสามารถเข้าถึงได้ทั้งคอมพิวเตอร์ แท็ปเลต สมาร์ทโฟน นอกจากเก็บข้อมูลไว้ในระบบแล้ว ยังสามารถนำไฟล์ออกมาคำนวณในโปรแกรมอื่นได้อีกด้วย เช่น Microsoft Excel
ข้อเสียของโปรแกรม POS คือ?
ทุกอย่างบนโลกต้องมีทั้งข้อดีและข้อเสียนะคะ มักจะมาพร้อมกัน แต่หากรับข้อเสียได้และหาวิธี ค่อยๆ ปรับแก้กันไป เชื่อว่าคุณสามารถใช้โปรแกรม POS ได้อย่างราบรื่นเลยค่ะ
-
เสียเวลามากขึ้น เมื่อสแกนบาร์โค้ดสินค้าที่เป็นซองหรือสินค้าที่เพิ่งออกจากตู้แช่
เพราะซองส่วนใหญ่ บาร์โค้ดจะอยู่ด้านหลัง ยิ่งเป็นซองขนมขบเคี้ยวก็อาจจะอยู่ตรงรอยพับ ทำให้ใช้เวลาในการคลี่รอยพับแล้วสแกน ส่วนสินค้าที่อยู่ในตู้แช่ เมื่อออกมานอกตู้แช่จะเกิดไอน้ำเกาะ ต้องเช็ดไอน้ำออกก่อนจึงจะสแกนได้ เช็ดแล้วเช็ดอีก บางทีก็สแกนไม่ติด ต้องคีย์เลขบาร์โค้ดยาวไปอีก
-
ปุ่มหรือตัวหนังสือเล็ก
เมื่ออ่านข้อแรกจบ บางคนอาจจะบอกว่าไม่ใช้เครื่องสแกน ใช้วิธีกดในหน้าจอแทน หารู้ไม่ว่าใช้แต่หน้าจอ ก็ยิ่งต้องมีปุ่มกดเยอะ และเมื่อเราใส่ปุ่มกดเยอะ ตัวหนังสือก็เล็กลง พื้นที่ในการกดก็น้อยลง ผู้ที่มีนิ้วใหญ่อาจจะกดพลาดโดนสองปุ่ม ผู้ที่สายตาไม่ดีก็อ่านยาก
-
บริการหลังการขาย
หากเรามีปัญหากับการใช้โปรแกรม ยังไงก็ต้องโทรปรึกษา และถ้าใช้ไปนานๆ มีการเปลี่ยนลิขสิทธิ์หรือไม่ อัปเดตข้อมูลส่วนไหนบ้าง ซึ่งไม่สามารถรู้ได้เลยว่าเจ้าไหนดีไม่ดี คงต้องอาศัยรีวิวต่างๆ
โดยสรุป โปรแกรม POS ในท้องตลาดที่มีมากมายนี้ เราแนะนำว่าหากสนใจจะใช้โปรแกรม POS ให้สำรวจธุรกิจก่อนว่าขนาดเล็กหรือใหญ่ ต้องการฟังก์ชันอะไรบ้าง ตัวโปรแกรมต้องมีความละเอียดมากน้อยเท่าไร การจัดเรียงข้อมูลเป็นแบบไหน ฐานข้อมูลขนาดใหญ่แค่ไหน การตัดสต็อกใช้สูตรอะไร เราจะใช้โปรแกรมช่วยจัดการร้านเราได้อย่างไรบ้าง งบประมาณที่ตั้งไว้สำหรับโปรแกรมนี้ประมาณเท่าไร เลือกให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณนะคะ
สนใจโปรแกรม POS ที่เหมาะกับคุณ คลิกที่นี่
แหล่งที่มา
https://en.wikipedia.org/wiki/Point_of_sale
http://www.chaophayacomputech.com/news/news_content_id=25570226-1.php
https://www.storehub.com/blog/pos-คืออะไร/
http://www.aio-ss.com/16691388/pos-point-of-sale-ระบบขายหน้าร้าน
https://www.deejaisoft.com/เครื่องขายของ-pos/
https://www.ksc.net/th/products-ict-pos.aspx
