ความสำคัญเครื่องคิดเงิน ที่ผู้ประกอบการต้องรู้

ร้านอาหารที่ยังใช้เครื่องคิดเลขหรือการคิดคำนวณค่าอาหารในใจเพื่อคิดเงินพบเห็นได้น้อยมาก ปัจจุบันร้านอาหาร ร้านกาแฟ บาร์ ล้วนแล้วแต่ใช้เครื่องคิดเงินในการชำระเงิน และเครื่องคิดเงินยังเป็นเครื่องมืออีกอย่างหนึ่งที่ผู้ประกอบการร้านอาหารคำนึงถึงความสำคัญมากขึ้น ด้วยฟังก์ชันการใช้งานที่มากกว่าเครื่องคิดเงินแบบเก่าเช่น เก็บข้อมูลการขาย เก็บข้อมูลลูกค้า คำนวณเงินได้ตั้งแต่รับออเดอร์ พิมพ์ใบเสร็จให้ลูกค้าได้หากต่อเข้ากับเครื่องพิมพ์ จึงทำให้เครื่องคิดเงินมีความจำเป็นต่อกิจการร้านอาหาร ร้านกาแฟ หรือร้านบริการอื่นๆ

เครื่องบันทึกเงินสด หรือที่เราเรียกกันว่า เครื่องคิดเงิน หมายถึง อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์สำหรับบันทึกการขาย พร้อมลิ้นชักสำหรับเก็บเงินสด เครื่องคิดเงินเป็นเครื่องคำนวณเลขชนิดแป้นเต็ม ลักษณะเป็นแป้นตัวเลขหลายแถว เรียงตามหมายเลขตามแนวดิ่งจาก 1 ถึง 9 จำนวนแถวขึ้นอยู่กับหลักที่ต้องการ ใช้งานการบวก ลบ คูณ หารได้ภายในเครื่อง และมีใบเสร็จแสดงรายการสองส่วน ส่วนหนึ่งมอบให้ลูกค้าแทนใบเสร็จรับเงิน อีกส่วนหนึ่งเก็บเป็นหลักฐานการรับเงินภายในเครื่อง

เมื่อก่อนพนักงานเก็บเงินหรือแคชเชียร์ต้องอยู่ประจำเครื่องคิดเงิน เพื่อออกใบเสร็จแสดงรายการซื้อขายให้ลูกค้าทุกครั้ง แต่ปัจจุบันมีความสะดวกสบายมากขึ้น เพราะมีโปรแกรม POS ที่ช่วยจัดการร้านอาหาร คาเฟ่ เพื่อให้ผู้ประกอบการทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น พนักงานคนไหนก็คิดเงินได้ตั้งแต่เริ่มรับออเดอร์ ส่วนหน้าที่ของพนักงานเก็บเงินคือเก็บเงินลงในลิ้นชักและปรินท์ใบเสร็จให้แก่ลูกค้า เครื่องคิดเงินจะบันทึกจำนวนเงินทั้งในส่วนของลูกค้าและส่วนที่อยู่ในเครื่อง เมื่อปิดรอบการจำหน่ายในแต่ละวัน จะต้องมีการตรวจสอบจำนวนเงินที่ได้รับ และตรวจนับเงินว่าต้องตรงกับจำนวนเงินที่ได้รับจริง หากเงินที่ได้รับการบันทึกมีจำนวนน้อยกว่าเงินจริงที่นับได้ พนักงานเก็บเงินต้องรับผิดชอบยอดเงินที่หายไป ดังนั้นระบบของเครื่องคิดเงินที่ดีจะทำให้เกิดความผิดพลาดน้อยที่สุดหรือไม่มีความผิดพลาดเลย การเลือกซื้อแครื่องคิดเงินคุณภาพดีจึงเป็นเรื่องสำคัญ

ใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารที่ผู้รับเงินออกให้เพื่อเป็นหลักฐานว่าได้รับเงินถูกต้องแล้ว อาจออกเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ ใบเสร็จรับเงินทั่วไปจะระบุรายการสินค้าหรือบริการ ราคาที่ตกลงชำระ อาจมีโปรโมชันท้ายใบเสร็จ ส่วนลด หรือคำขอบคุณเล็กๆ อย่าง “Thank you” และข้อมูลภาษีที่เกี่ยวข้อง ซึ่งผู้รับชำระต้องเก็บไว้และนำส่งรัฐบาล

ใบเสร็จรับเงินจำแนกตามลักษณธได้ 2 แบบ คือ บิลเหลืองและใบเสร็จรับเงินที่ออกโดยผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม

บิลเหลือง หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า ใบเสร็จรับเงินที่ออกให้โดยผู้ประกอบการที่ไม่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม

ใบเสร็จรับเงินที่ออกโดยผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จำแนกย่อยออกเป็น 2 รูปแบบ คือ

• ใบเสร็จรับเงินอย่างย่อ อย่างในร้านสะดวกซื้อ เป็นเอกสารแผ่นเล็กบาง ไม่มีข้อมูลที่อยู่ของลูกค้า เป็นทั้งใบเสร็จและใบกำกับภาษีในใบเดียวกัน
• ใบเสร็จรับเงินเต็มรูปแบบ มักเป็นเอกสารที่ออกพร้อมใบกำกับภาษี

ภาษีมูลค่าเพิ่มหรือ VAT ที่มักผ่านตาที่ระบุท้ายใบเสร็จในร้านสะดวกซื้อ เป็นภาษีทางอ้อมประเภทหนึ่งที่เรียกเก็บจากบุคคลที่ซื้อสินค้าและบริการ จัดเก็บเฉพาะภาษีจากมูลค่าส่วนที่เพิ่มขึ้นในแต่ละขั้นตอนของการผลิต การจำหน่ายหรือบริการ เครื่องคิดเงินต้องคิดเงินที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มไว้แล้วในการชำระสินค้าให้ลูกค้า

ในการใช้เครื่องคิดเงินในการบันทึกเงินสดและใช้ใบเสร็จที่ออกจากเครื่องคิดเงินต้องลงทะเบียนกับสรรพากร และมีค่าใช้จ่ายในการลงทะเบียนเล็กน้อย โดยตัวเครื่องต้องพิมพ์สำเนาใบเสร็จและต้นฉบับลงบนกระดาษเนื้อธรรมดาได้ เนื่องจากต้องเก็บรักษาสำเนานี้ไว้ให้สรรพากรตรวจสอบเป็นเวลา 5 ปี เมื่อพิมพ์ใบเสร็จแรกออกจากเครื่องคิดเงินที่ลงทะเบียนแล้ว ห้ามใช้งานเครื่องคิดเงินจนกว่าจะผ่านการพิจารณาจากสรรพากรเรียบร้อยก่อน โดยจะได้รับรหัสประจำเครื่อง ใบเสร็จที่พิมพ์ออกมาจะมีรหัสประจำเครื่องนี้ ซึ่งรหัสประจำเครื่องนี้เป็นหมายเลขเดียวกันกับที่ส่งข้อมูลการซื้อขายให้สรรพากร

หากใช้ระบบ POS ช่วยเก็บข้อมูลใบเสร็จ สามารถเก็บใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์โดยไม่ต้องเก็บสำเนาใบเสร็จไว้เยอะๆ บางสำเนานั้นอาจเลือนราง จนต้องเขียนบันทึกลงในกระดาษไว้ด้วย หากใช้ระบบ POS ก็ช่วยจัดการปัญหาเรื่องเก็บข้อมูลใบเสร็จไปได้เยอะเลย

เครื่องคิดเงินมีตั้งแต่หลักพันถึงหลักหมื่น แล้วแต่ยี่ห้อ ฟังก์ชัน วัสดุ คุณภาพของเครื่องคิดเงินนั้น มีทั้งมือหนึ่งใหม่เอี่ยม มือสองสภาพดี และยังมีเครื่องมือที่ใช้ร่วมกับเครื่องคิดเงินเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งาน เช่น เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ เครื่องสแกนบาร์โคด หน้าจอสัมผัส จอแสดงราคา ฮาร์ดดิสก์เก็บข้อมูล ซึ่งมีหลากหลายยี่ห้อ หลากหลายราคาเช่นกัน ซึ่งมีโปรโมชันในการซื้อขายไว้ล่อตาล่อใจผู้ประกอบการอยู่แล้ว ทั้งการซื้อเป็นชุดเช็ทโปรโมชัน หรือลดราคาพิเศษเมื่อซื้อหลายเครื่องพร้อมกัน หรือเมื่อซื้อพร้อมกับระบบ POS ทั้งนี้ถือเป็นเรื่องดีสำหรับผู้ประกอบการที่จะได้เครื่องคิดเงินในราคาที่ถูกลงหรือได้รับโปรโมชันอื่นเพิ่มเติมอีกด้วย

เนื่องจากเครื่องคิดเงินมีความสำคัญจนผู้ประกอบการต้องคำนึงถึงเป็นอันดับแรกๆ แนะนำให้เลือกเครื่องคิดเงินที่ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน ระบบการทำงานไหลลื่น ทันสมัย มีฟังก์ชันการใช้งานที่จำเป็น ทนทานต่อการใช้งาน ราคาสมเหตุสมผล มีประกัน ระบบหลังการขายที่สามารถช่วยเราแก้ปัญหาได้ทันท่วงที เนื่องด้วยเครื่องคิดเงินไม่มีระบบเก็บข้อมูล หากใช้ร่วมกับระบบ POS ที่มีพื้นที่เก็บข้อมูลใน Cloud ต่อเข้ากับเครื่องสแกนบัตรเครดิต สามารถชำระเงินได้หลากหลายรูปแบบ และฟังก์ชันอีกมากมายที่ยิ่งเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานดียิ่งขึ้นอีกด้วย สามารถติดตามบทความเพิ่มเติมได้ ที่นี่..