การบริหารจัดการด้านขนส่งนอกเหนือจากการวางแผนงานให้พนักงานขับรถได้ขับขี่รถไปตามเส้นทางที่ได้กำหนดไว้แล้ว ยังมีงานด้านเอกสารและอื่น ๆ ที่ต้องจัดเตรียมในกรณีที่มีด้านตรวจของเจ้าหน้าที่ตำรวจ เช่นใบอนุญาตขับขี่ ใบอนุญาตขนส่งสินค้า รถที่ใช้บรรทุกสินค้าอยู่ในกลุ่มหรือมีการติดเครื่องหมายสัญลักษณ์ที่ชี้บ่งว่าสามารถขนส่งสินค้าหรือวัตถุอันตรายชนิดนี้ได้หรือไม่ เพราะฉะนั้นจึงเกิดการจัดการกลุ่มยานพาหนะ ขึ้นเพื่อให้เจ้าหน้าที่วางแผนงานได้ง่ายหรือแม้แต่เลือกว่าจะใช้การขนส่งทางใดให้ได้รับผลตอบแทนที่คุ้มค่ามากที่สุด รวมถึงการบริหารจัดการทรัพย์สินที่เป็นยานพาหนะให้สามารถได้รับผลตอบแทนที่สูงสุดกลับคืนมาสู่องค์กร ซึ่งมีองค์ประกอบต่าง ๆ ดังต่อไปนี้
1. จัดการทรัพยากรที่มีอยู่ให้เหมาะสม
การบริหารจัดการธุรกิจจำเป็นจะต้องมีการบริหารในเรื่องของต้นทุนการผลิต ไม่ว่าจะเป็นพื้นที่ว่างภายในโรงงาน วัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต พนักงานและแม้แต่ยานพาหนะที่ใช้ในการขนส่งสินค้า เพราะที่กล่าวมาข้างต้นมีผลต่อรายได้และการเสียภาษีของบริษัทเป็นอย่างมาก รวมถึงค่าใช้จ่ายเพื่อที่จะใช้ลดหย่อนภาษีในการดำเนินกิจการ ในกรณีที่บริษัทดำเนินธุรกิจเกี่ยวกับการขนส่ง ก็ต้องบริหารจัดการให้ดีเพราะเป็นรายได้หลักและพนักงานขับรถก็ถือเป็นทรัพยากรขององค์กรที่มีค่าด้วยเช่นกัน หากเกิดอุบัติเหตุระหว่างการขนส่ง ในทางกฎหมายก็ถือว่าพนักงานได้รับอุบัติเหตุจากการปฏิบัติงาน นอกจากกฎหมายจราจรแล้วยังมีกฎหมายประกันสังคมเข้ามาเกี่ยวข้องและทำให้บริษัทจะต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มจากการซ่อมยานพาหนะคือค่าชดเฉยการเกิดอุบัติเหตุและเงินสมทบในกรณีที่พนักงานได้รับบาดเจ็บอีกด้วย ดังนั้นเพื่อการบริหารจัดการที่ดี จำเป็นจะต้องมีพนักงานขับรถอย่างน้อย 2-3 คนในกรณีที่ขับรถทางไกล เพื่อป้องกันอุบัติเหตุพนักงานหลับในจากการขับรถขนส่งและเพื่อป้องกันยานพาหนะและสินค้าอันมีค่าของบริษัทเสียหายได้อีกด้วย
2. บริหารต้นทุนทางตรงและต้นทุนแอบแฝง
การบริหารการขนส่งมีค่าใช้จ่ายทั้งทางตรงที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้และค่าใช้จ่ายแอบแฝงที่มองไม่เห็น เช่น ค่าใช้จ่ายทางตรงคือค่าน้ำมันเชื้อเพลิง ค่าประกันภัยรถยนต์ ค่าจ้างพนักงาน ค่าภาษีรถยนต์ประจำปี เหล่านี้ถือเป็นค่าใช้จ่ายทางตรงที่ผู้ประกอบการไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ส่วนค่าใช้จ่ายที่แอบแฝงนั้นได้แก่ ค่าเสื่อมสภาพของยานพาหนะ ค่าซ่อมในกรณีที่เกิดเหตุที่คาดไม่ถึง ค่าโอทีพนักงาน ฯลฯ หากมีระบบ การจัดการกลุ่มยานพาหนะ เข้ามาช่วยก็จะทำให้ลดต้นทุนในการดำเนินงานได้
3. มีบริการที่ดีมีชัยไปกว่าครึ่ง
การบริการถือเป็นส่วนหนึ่งของงานขนส่ง เพราะนอกจากการขนส่งจะทำให้สินค้าถึงมือลูกค้าโดยไวแล้ว หากพนักงานมีความสุภาพ พูดจายิ้มแย้มแจ่มใส ให้ข้อมูลการทำงานที่ถูกต้องชัดเจน ก็จะทำให้ลูกค้าเกิดความประทับใจ และเรียกใช้งานได้อีกในอนาคต แต่ถ้าพนักงานหน้าตาบูดบึ้ง ไม่รับแขก ตอบคำถามด้วยน้ำเสียงกรรโชก ก็จะทำให้ลูกค้าเกิดความไม่พอใจและไม่เรียกใช้บริการอาจรวมถึงการแชร์ข้อมูลส่งต่อกันในโลกโซเชียลซึ่งทำให้บริษัทเกิดความเสียชื่อเสียงเป็นอย่างมาก
4. การบำรุงรักษาตามระยะ
คงไม่สามารถหลีกเลี่ยงการหยุดการใช้งานยานพาหนะ เพื่อบำรุงดูแลรักษาตามระยะได้ การจัดการกลุ่มยานพาหนะ ที่ดีและให้การทำงานที่ต่อเนื่องมากที่สุด ที่ขาดไม่ได้คือการซ่อมบำรุง เพราะยานพาหนะที่ใช้ขนส่งทุกประเภทมีความจำเป็นต้องหยุด เพื่อเข้าทำการซ่อมบำรุงรักษาตามระยะทางที่กำหนดไว้ในคู่มือตามแต่ละพาหนะนั้น ๆ เพื่อการใช้งานที่ต่อเนื่องจึงมีความจำเป็นจะต้องวางแผนให้รถขนส่ง เรือ หรือแม้แต่เครื่องบินเข้ารับการตรวจเช็คถึงระบบการทำงานให้เป็นปกติ เพราะด้วยการใช้งานระยะไกลทำให้เกิดการเสื่อมสภาพของยานพาหนะขึ้นได้ เช่น น้ำมันเครื่องรถยนต์ จะต้องทำการเปลี่ยนทุก 3,000 5,000 หรือ 10,000 กิโลเมตรตามชนิดของน้ำมันเครื่องที่เลือก ที่กรองน้ำมันเครื่องก็ควรเปลี่ยนด้วยทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนน้ำมันเครื่อง ยางรถยนต์ที่ใช้ขับเคลื่อนทุก ๆ 3 ปี หรือ 60,000 กิโลเมตร หรืออย่างใดอย่างหนึ่งถึงก่อน โดยเฉพาะเรือและเครื่องบิน มีความจำเป็นอย่างมากในการบำรุงดูแลรักษา เพราะหากประสบปัญหาระหว่างการขนส่ง จะทำให้เกิดความเสียหายมูลค่าหลายร้อยล้านบาทเลยทีเดียว เนื่องจากเครื่องบินและเรือขนส่งทางทะเล 1 ลำ มีมูลค่ามากกว่าพันล้านบาท หากเสียหายไปอาจทำให้ถึงขั้นบริษัทล้มละลายเลยก็เป็นได้ ดังนั้นเพื่อป้องกันเหตุการณ์ที่ไม่พึงประสงค์จึงจำเป็นจะต้องบริหารจัดการซ่อมบำรุงรักษาให้ดี
5. การปลดระวางยานพาหนะเก่าและทดแทนด้วยของใหม่
ทุกสิ่งบนโลกล้วนแล้วแต่มีอายุขัยในการใช้งานแม้แต่ยานพาหนะที่ชนิดก็ตาม ด้วยจากการใช้งานที่มีระยะเวลา ทางองค์กรจะต้องมีการกำหนดอายุการใช้งานของยานพาหนะทุกประเภท เพื่อนำมาคิดค่าเสื่อมราคาในการประเมินและลดหย่อนภาษีทุกปี รวมถึงการแจ้งยกเลิกการใช้งานหรือการขายต่อให้ได้ราคาที่เหมาะสม ในการช่วยลดค่าใช้จ่ายของบริษัท และหายานพาหนะตัวใหม่เข้ามาเพื่อทดแทนของเก่าที่ปลดระวางแล้ว จะเห็นได้ว่าการบริหารจัดการขนส่งเพื่อ การจัดการกลุ่มยานพาหนะ มีความสำคัญเป็นอย่างมากเพราะนอกจากจะใช้เพื่อการขนส่งแล้ว ยังต้องคำนวณถึงความคุ้มค่าของยานพาหนะที่จะใช้งานอีกด้วย ยกตัวอย่างเช่น เครื่องบิน 1 ลำ ราคาเครื่องใหม่ประมาณ 500 ล้านบาท กำหนดอายุการใช้งานที่ 7 ปี จะต้องทำรายได้ให้บริษัทปีละกี่ล้านบาทถึงจะคุ้มค่าแก่การลงทุน ซึ่งไม่นับรวมถึงค่าใช้จ่ายทางตรงและค่าใช้จ่ายแฝงอื่น ๆ
6. การบริหารพนักงานขับขี่
ปัจจุบันมีการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงานมากขึ้นในระบบขนส่ง โดยเฉพาะระบบ GPS เพื่อใช้ในการติดตามดูพฤติกรรมการขับขี่ของพนักงาน รวมถึงกฎหมายที่ออกมาเพื่อให้พนักงานได้พักระหว่างการขับขี่ในระยะทางไกลและใช้เวลานาน เพื่อป้องกันการเกิดอุบัติเหตุบนท้องถนน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สามารถนำมาประมวลผลการทำงานของพนักงานขับรถ เพื่อใช้ปรับปรุงระบบและพนักงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
7. การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่พร้อมติดตามผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น
คงจะไม่มีใครปฏิเสธถึงการปฏิวัติเทคโนโลยีที่เกิดขึ้นในปัจจุบันได้ เทคโนโลยีต่าง ๆ ที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อใช้สนองตอบต่อความต้องการของมนุษย์ เพื่อให้เกิดมาตรฐานในการทำงานที่และความสะดวกสบายที่มากขึ้น หากนำมาประยุกต์ใช้กับ การจัดการกลุ่มยานพาหนะ ก็จะสามารถทำให้องค์กรบรรลุเป้าหมายในการทำงาน เช่น ระบบ GPS ที่สามารถใช้ในการติดตามและตรวจสอบระบบการทำงานของรถ คนขับ ความเร็วรถหรือแม้แต่ระดับของน้ำมันเชื้อเพลิง เพื่อบริหารจัดการให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
ที่กล่าวมาทั้งหมดคือส่วนประกอบสำคัญที่ทำให้นักธุรกิจต้องรู้ถึงการบริหาร การจัดการกลุ่มยานพาหนะ ทั้งหมดเพื่อให้องค์กรสามารถยืนหยัดและแข่งขันได้ ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็กที่ต้องการนำมาปรับใช้ให้เจริญเติบโตในอนาคตหรือองค์การขนาดใหญ่ที่ใช้ในการพัฒนาการแข่งขันได้ในระดับสากล เพราะท้ายที่สุดแล้วบุคคลที่จะได้รับประโยชน์จากการบริหารจัดการตามระบบนี้ก็คือเจ้าของกิจการและองค์กรนั่นเอง สามารถติดตามบทความเพิ่มเติมได้ ที่นี่..
