TMS ยุคทองของ ระบบบริหารการจัดส่ง อัตโนมัติ

ในสภาวะแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้งาน ทำให้เกิดการแข่งขันกันอย่างสูง และมีหลาย ๆ บริษัทเกิดใหม่ที่พยายามพัฒนาให้ดี ส่วนบริษัทเก่า ๆ ก็ต้องเริ่มพัฒนาเพื่อเอาตัวรอดทางธุรกิจให้ได้ ทำให้ลูกค้าได้รับความสะดวกสบายมากขึ้น และมีหลายทางเลือกเพื่อใช้บริการ หนึ่งในธุรกิจที่กำลังเติบโตและมีการแข่งขันสูงคือ ธุรกิจการขนส่งนั่นเอง จากเมื่อก่อนเป็นการบริการเฉพาะในส่วนของรัฐ แต่ปัจจุบันทางเอกชนสามารถแข่งขันได้ ทำให้ธุรกิจด้านการบริการขนส่งทุกวันนี้มีให้เลือกการใช้งานได้หลากหลาย และในธุรกิจด้านการจัดส่งนี้เองจึงเกิดระบบบริหารการจัดส่งเกิดขึ้น เพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างเป็นระบบ มีแบบแผนในการทำงาน เพื่อตอบโจทย์ตามความต้องการของผู้ใช้บริการนั้นคือระบบ TMS

TMS คือ Transport Management Solution หรือ ระบบบริหารการจัดส่งอัตโนมัติ แล้วมันเกี่ยวข้องกับระบบขนส่งอย่างไร เพราะเคยได้ยินแต่ระบบ JIT (Just In Time) เพราะทุกวันนี้ลูกค้าแค่ต้องการการจัดส่งสินค้าที่ถูกต้องตรงเวลาอยู่แล้ว ซึ่งจะขอกล่าวว่า TMS คือ ระบบที่จะเข้ามาบริหารจัดการแทนระบบเดิมที่ไม่ตอบโจทย์ปัญหาธุรกิจของทางผู้ให้บริการ กล่าวคือ ทางผู้ใช้บริการจะยังคงได้รับสินค้าที่รวดเร็วแบบเดิม เพิ่มเติมคือความสะดวกสบายและรู้วันเวลาที่สินค้าจะมาถึง รวมถึงการติดต่อจากเจ้าหน้าที่จัดส่งสินค้าเพื่อให้มารับสินค้าได้

TMS ดีอย่างไร?

TMS คือ ระบบที่ใช้ในการบริหารจัดการด้านธุรกิจขนส่ง ซึ่งสามารถช่วยให้เจ้าของธุรกิจลดต้นทุนค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น ซึ่งถือว่าระบบ TMS คือ ระบบที่เป็นมาตรฐานที่ได้รับการยอมรับและนำมาใช้งานด้านการขนส่งได้อย่างดี

หัวใจหลักของการบริหารคือการจัดการต้นทุน

ในการทำธุรกิจผู้บริหารคงไม่สามารถมองข้ามเรื่องต้นทุนการผลิตไปได้เลย เพราะเป็นปัจจัยหลักที่จะทำให้ธุรกิจสามารถขยายขีดความสามารถและการแข่งขันได้ในยุคที่มีการแข่งขันสูง หลาย ๆ คนคงมองว่าต้นทุนการผลิตคงมีแค่ เครื่องจักร วัตถุดิบ แรงงาน ค่าน้ำค่าไฟ แต่ในธุรกิจขนส่ง ยังมีต้นทุนทั้งทางตรงทางอ้อมและต้นทุนแฝงอีกมากมายที่เจ้าของธุรกิจไม่สามารถรับรู้ จึงทำให้ในอดีตธุรกิจขนส่งยังไม่เติบโตเท่าทุกวันนี้

ถ้าอย่างนั้น เรามาศึกษากันดีกว่าว่า โครงสร้างต้นทุนในด้านการจัดส่งสินค้าและ TMS คือ อะไร สามารถช่วยได้อย่างไร

• Fixed Cost หรือ ต้นทุนคงที่ คือต้นทุนที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ เป็นต้นทุนที่คงที่ ไม่มีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ เช่น ค่าเช่าสำนักงาน, ค่าจ้างพนักงาน ซึ่งเป็นต้นทุนที่จะต้องจ่ายแน่นอน
• Variable Cost หรือ ต้นทุนผันแปร คือต้นทุนที่ไม่คงที่ สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดตามปริมาณการผลิตหรือตามการใช้งาน เช่น ค่าวัตถุดิบที่ใช้ในการการผลิตที่เพิ่มมากขึ้น, ค่าน้ำมันรถที่ใช้งานมากขึ้น, ค่าโอที, ค่าไฟฟ้า และค่าบำรุงรักษารถยนต์ เป็นต้น
• Total Cost หรือ ต้นทุนรวม คือต้นทุนคงที่รวมกับต้นทุนผันแปร ซึ่งเป็นต้นทุนทั้งหมดที่ทางบริษัทต้องรับผิดชอบในค่าใช้จ่ายนั่นเอง

แล้วระบบ TMS ช่วยในเรื่องการบริหารจัดการอย่างไร?

หลักการทำงานของระบบ TMS คือ การรวบรวมข้อมูลที่สำคัญ ที่ผู้ใช้งานบันทึกเข้าสู่ระบบจากนั้นก็จะประมวลผลและคำนวณเพื่อให้ผู้ใช้ระบบเห็นว่ามีค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการอย่างไร และมีอะไรบ้างที่ช่วยด้านการขนส่ง ก่อนที่จะตัดสินใจวางแผนในการทำงานเพื่อลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นออกไปโดยฐานข้อมูลหลักที่ TMS มี ประกอบไปด้วย ข้อมูลรถ เช่น ขนาดของรถ, ความสามารถในการบรรทุกน้ำหนัก, ความเร็วที่ทำได้, อัตราการสิ้นเปลืองเชื้อเพลิง เป็นต้น

• ข้อมูลผู้ขับขี่ ความชำนาญในเส้นทาง เช่น ภาคเหนือ, ภาคใต้ อัตราค่าแรงของพนักงาน โรคประจำตัวและที่สำคัญประเภทของใบขับขี่
• ข้อมูลการเดินทาง เส้นทางที่ไปมีระยะทางเท่าใด, มีกี่เส้นทางที่สามารถไปถึงได้, ระยะเวลาที่ใช้ในแต่ละเส้นทาง สภาพการจราจรในช่วงเวลาต่าง ๆ เป็นอย่างไร
• กฎหมายที่เกี่ยวข้อง เช่น น้ำหนักในการบรรทุก, เวลาที่รถสามารถวิ่งได้ ใบอนุญาตการใช้รถให้ถูกประเภท
• การรับคำสั่งจากลูกค้า มีการระบุจำนวนสินค้าที่ต้องจัดส่ง ขนาด, จำนวนและชนิดของสินค้า
• สถานที่นัดรับ-ส่งสินค้า คือสถานที่ ที่มีการตกลงกับลูกค้าว่าจะให้แวะรับสินค้าที่ไหน แล้วค่อยส่งต่อไปที่ใด เช่น โรงงาน ศูนย์กระจายสินค้า เป็นต้น

ประโยชน์ขององค์กรที่จะได้รับเมื่อเลือกใช้การบริหารจัดการระบบ TMS

• ประหยัดค่าใช้จ่ายและได้เห็นต้นทุนด้านการจัดส่งที่แท้จริง เนื่องจากระบบ TMS สามารถเลือกเส้นทางให้ผู้ขับขี่ได้ เมื่ออยู่สภาวะการจราจรที่ติดขัด หรือการเลือกเส้นทางที่ใกล้ที่สุด เพื่อการถึงที่หมายอย่างรวดเร็วและเป็นการประหยัดน้ำมันเชื้อเพลิงให้กับบริษัทไปในตัว ทำให้ค่าใช้จ่ายในเรื่องของพลังงานลดลง อีกทั้งค่าล่วงเวลาของพนักงานลดลงด้วยเมื่อสามารถจัดส่งสินค้าและเดินทางกลับด้วยระยะเวลาที่กำหนด
• ด้วยระบบ TMS ทำให้รถที่ใช้งานจะต้องมีการบำรุงรักษาตรงตามกำหนดเพื่อการใช้งานบนท้องถนนได้อย่างมีประสิทธิภาพ เครื่องยนต์และอุปกรณ์ต่าง ๆ มีความปลอดภัยสร้างความมั่นใจให้ผู้ขับขี่ในกรณีที่รถจะต้องไปเจอเส้นทางที่ขึ้นเขา เพราะนอกจากจะเลือกคนขับที่ชำนาญเส้นทางนั้นแล้วรถก็ต้องพร้อมด้วยและเป็นการสร้างความปลอดภัยบนท้องถนนได้อีกด้วย
• ความน่าเชื่อถือในองค์กร เมื่อมีการพัฒนาระบบการบริหารจัดการต่าง ๆ ให้เป็นสากลมากขึ้นทำให้ลูกค้าที่มาใช้บริการเกิดความมั่นใจในการจัดส่งสินค้า องค์กรก็จะได้รับความน่าเชื่อถือและสามารถยกระดับการทำงานสู่ความเป็นสากลมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะการบริหารจัดการด้านขนส่ง

ที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ จะเห็นได้ถึงความสำคัญของการนำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อการเปลี่ยนแปลงการทำงานแบบเดิม ๆ หรือการเกิดผู้ให้บริการหน้าใหม่ขึ้นมาเพื่อแข่งขันในธุรกิจด้านการขนส่ง โดยเฉพาะระบบ TMS คือ ระบบที่หลาย ๆ องค์กรต้องลองนำมาปรับใช้กับการทำงานในสภาวะแวดล้อมปัจจุบันที่เกิดการแข่งขันสูง สภาวะการจราจรที่ติดขัด เพื่อช่วยลดค่าใช้จ่ายในด้านการขนส่งและยกระดับองค์กรไปสู่ความเป็นสากลมากยิ่งขึ้น ดังจะเห็นได้ว่าเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินกิจกรรมของทุกคน เพียงแต่เปิดใจรับและปรับตัวให้เท่าทันเทคโนโลยีก็จะสามารถใช้ประโยชน์จากมันได้อย่างคุ้มค่า  สามารถติดตามบทความเพิ่มเติมได้ ที่นี่..